Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательна ли ссылка в первичных документах на договор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Учет и регистрация договоров является важным направлением договорной работы и залогом успешной работы организации и индивидуального предпринимателя.
В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Реестр договоров — это список, перечень соглашений (договоров), заключенных организацией за определенный период времени.
Наличие реестра договоров позволяет сохранить, систематизировать и быстро найти информацию о сделках, совершенных предприятием.
В предпринимательство постоянно приходят новые люди, им приходится выстраивать бизнес-процесс своей фирмы, поэтому информация в статье никогда не потеряет актуальность.
В статье Вы найдете проверенные практикой советы по организации этого направления деятельности, а по традиции логическим завершением публикации будет ссылка на скачивание образца таблицы для ведения реестра договоров.
Договорная работа. Часть VII: Как правильно нумеровать договоры и вести реестр договоров
Каких-либо единых унифицированных требований к ведению реестра договоров в действующем законодательстве Российской Федерации не имеется.
Нет также норм права, обязывающих обязательно вести реестр договоров.
Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров. Следует отразить порядок ведения реестра договоров в Положении и договорной работе организации.
Не следует путать реестр договоров, о котором идет речь в это статье, с реестром договоров на портале Госзакупок , который ведется в соответствии со ст. 4.1 Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
На практике ведение реестра договоров осуществляется:
- в бумажной форме — путем ведения Книги (или журнала) договоров;
- в электронной форме — путем заполнения таблицы в офисном приложении.
Обычно журнал регистрации договоров и таблица с реестром содержат следующие основные столбцы:
- номер записи регистрации;
- порядковый номер договора;
- дата заключения договора;
- срок действия договора;
- наименование договора;
- наименование контрагента;
- вид договора (доходный, расходный);
- сумма (цена) договора;
- ответственный работник (куратор договора);
- примечания — любые иные важные сведения.
В реестр вносятся все заключенные договоры в хронологическом порядке. В крупной организации в зависимости от сложившегося документооборота может быть целесообразным вести раздельный учет, например, по видам договоров, направлениям хозяйственной деятельности.
Каждому договору обязательно присваивается индивидуальный номер. Это важно. В стабильной и успешной организации не должно быть договоров «без номера (б/н)».
Компания, являющаяся поставщиком или исполнителем, выставляет другой стороне счет на оплату. Чтобы упорядочить финансовые отношения, в счете на оплату указывают дату и номер договора. Эти же сведения вносятся в накладные, акты сдачи-приемки услуг и т.п.
Отсутствие даты и номера договора создаст путаницу в бухгалтерском учете и может быть причиной проблем в случае хозяйственного спора, особенно рассматриваемого арбитражным судом.
Какого-либо обязательного для всех нормативного правового акта, предписывающего как присваивать номера договорам нет. Целесообразно отразить порядок присвоения номеров договорам в Положении о договорной работе.
Самая простая система нумерации договоров это «Год — номер записи о регистрации», например «2020-136». Можно разработать свою систему нумерации, указывая шифр например по видам договоров, структурным подразделениям предприятия и т.п.
Что такое свобода договора?
Свобода договора, предусмотренная статьей 421 ГК РФ, означает, что не допускается принуждать кого бы то ни было к заключению договора против его воли, если только такая обязанность не предусмотрена законом или добровольно принятым обязательством. Что касается самих договорных условий, то тут стороны свободны лишь отчасти.
Статья 422 ГК РФ указывает, что договор должен соответствовать императивным нормам , то есть тем обязательным для сторон правилам, которые установлены законом или другими правовыми актами. Если какое-то условие договора противоречит императивной норме, то оно незаконно и не подлежит исполнению сторонами. Но верно и другое — императивная норма, не внесенная в текст договора, должна исполняться в любом случае.
Стороны не могут изменять императивные нормы по договоренности между собой, но кроме таких жестких норм есть еще и диспозитивные . Такие нормы описывают условие договора в виде возможного варианта или вообще не дают никакого варианта, а оставляют его на усмотрение сторон.
Таким образом, при заключении договора надо четко различать императивные и диспозитивные нормы. Сделать это довольно просто. Рассмотрим для примера ст. 456 ГК РФ. Императивная норма указана в п.1 и звучит следующим образом: «Продавец обязан передать покупателю товар, предусмотренный договором купли-продажи». Диспозитивную норму мы найдем в п. 2 — «Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, продавец обязан одновременно с передачей вещи передать покупателю ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы…».
Может ли быть трудовой договор без номера
Александра! Ваш вопрос носит явный коммерческий характер. Почему бы юридическому лицу-кредитору не обратиться к юристу, чтобы он помог взыскать долг с должника, тем более, что оплату услуг юриста можно также взыскать с должника? В общих чертах. Договор может заключаться как в форме одного письменного документа, так и в виде обмена документами (заявка, товарная накладная, платежное поручение и т.п.). Если оплата не осуществлена по отдельной поставке, то срок должен исчисляться со дня поставки (оформления товарной или товарно-транспортной накладной) и при этом для оплаты должен применяться разумный срок — как правило 7 дней. Более конкретно узнавайте у юриста, показав ему все имеющиеся документы. Удачи.При Вашем желании могу оказать более конкретную помощь.
Причем при заключении двустороннего договора номер ему может присвоить любая из подписывающих его сторон. Но чаще поступают следующим образом: организация, которая предложила свой проект договора или свою типовую форму для подписания, и присваивает ему номер.
Затем организация, которая должна по договору получить за свой товар или услугу деньги, выставляет счет на оплату. В нем должна содержаться ссылка на номер и дату договора.
Это помогает упорядочить финансовые отношения. Ведь по одному договору может быть предусмотрено выставление нескольких счетов с разными основаниями или с разным временем оплаты. Наличие в них ссылки на договор помогает упорядочить взаимные расчеты по нему.
Затем бухгалтерия другой организации осуществляет платеж. При этом в платежном документе обязательно должна присутствовать ссылка на номер и дату договора либо счета.
На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора. Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем. При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров. Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.
Может ли быть трудовой договор без номера
Александра! Ваш вопрос носит явный коммерческий характер. Почему бы юридическому лицу-кредитору не обратиться к юристу, чтобы он помог взыскать долг с должника, тем более, что оплату услуг юриста можно также взыскать с должника? В общих чертах. Договор может заключаться как в форме одного письменного документа, так и в виде обмена документами (заявка, товарная накладная, платежное поручение и т.п.). Если оплата не осуществлена по отдельной поставке, то срок должен исчисляться со дня поставки (оформления товарной или товарно-транспортной накладной) и при этом для оплаты должен применяться разумный срок — как правило 7 дней. Более конкретно узнавайте у юриста, показав ему все имеющиеся документы. Удачи.При Вашем желании могу оказать более конкретную помощь.
Причем при заключении двустороннего договора номер ему может присвоить любая из подписывающих его сторон. Но чаще поступают следующим образом: организация, которая предложила свой проект договора или свою типовую форму для подписания, и присваивает ему номер.
Затем организация, которая должна по договору получить за свой товар или услугу деньги, выставляет счет на оплату. В нем должна содержаться ссылка на номер и дату договора.
Это помогает упорядочить финансовые отношения. Ведь по одному договору может быть предусмотрено выставление нескольких счетов с разными основаниями или с разным временем оплаты. Наличие в них ссылки на договор помогает упорядочить взаимные расчеты по нему.
Затем бухгалтерия другой организации осуществляет платеж. При этом в платежном документе обязательно должна присутствовать ссылка на номер и дату договора либо счета.
Нумерация договоров: зачем она нужна?
Одна из основных причин введения нумерации договоров — обеспечение удобства ведения документации. Нумерация позволяет легко идентифицировать договоры, упорядочивать их и быстро находить нужные документы при необходимости. Каждому договору присваивается уникальный номер, который может содержать информацию о годе заключения, сторонах сделки и других характеристиках. Такой подход значительно упрощает процесс поиска и доступа к нужной информации.
Кроме того, нумерация договоров имеет юридическое значение и служит доказательством заключения сделки. Номер договора позволяет подтвердить его наличие и основание для последующих действий в случае возникновения спорных ситуаций. В сочетании с подписями сторон и оттиском печати, номер договора является одним из основных элементов защиты прав сторон.
Также нумерация договоров облегчает анализ юридической деятельности, позволяя быстро определить количество и состав договоров, а также учитывать их изменения в течение определенного периода времени.
Важно отметить, что нумерация договоров является необходимым требованием во многих отраслях, включая банковское дело, строительство, торговлю и другие сферы бизнеса.
Можно ли применять типовые договоры?
В отличие от обязательных налоговых и бухгалтерских форм и бланков, нет таких шаблонов договоров, которые предусмотрены законом. Обычно под типовыми договорами понимают стандартные или часто применяющиеся условия, характерные для определенного вида договоров. Такие условия Гражданский кодекс называет примерными, и дает возможность их применять «в форме примерного договора или иного документа, содержащего эти условия» (статья 427 ГК РФ).
Чаще всего такие готовые тексты содержат все необходимые положения, позволяющие считать договор юридически значимым, но лучше все же подстраховаться. Можно поручить проверить проект договора юристу, а можно самому убедиться в том, что договор соответствует требованиям закона.
В Гражданском кодекс е РФ в главах с 30 по 55 прописаны требования к конкретным видам договоров (всего их 24, а некоторые делятся еще и на подвиды). Разрешено заключать и смешанные договоры, которые содержат элементы разных видов, но браться за такое творчество рекомендуем только профессионалам. Кстати, к ним можно отнести не только юристов, хорошие бухгалтеры тоже неплохо разбираются в договорах, т.к. именно они потом доказывают налоговым органам обоснованность договорных расходов.
Полезно. Памятка от юриста
Вопрос: Что считать датой вступления в силу договора или другого документа, подписываемого двумя сторонами? Какие особенности есть для договорных документов, поступивших через сервис ЮЗЭДО?
Ответ: Существуют следующие варианты:
- в договоре явно указана дата вступления в силу. Например: «Договор вступает в силу с 01.01.2020 и действует до…». Эта дата и является датой вступления в силу;
- в договоре явно не указана дата его вступления в силу. Тогда документ вступает в силу, когда инициатору заключения договора возвращается подписанный с двух сторон экземпляр договора. Для этого необходимы соответствующие доказательства. Для документов, отправляемых через сервисы обмена документами можно использовать служебные извещения о получении. Для бумажных документов — заказные письма и регистрацию входящих документов;
- если ни одна из сторон не может доказать дату доставки подписанного договора, то датой вступления в силу договора считается дата проставления последней подписи (при простановке соответствующей отметки в договоре);
- при отсутствии других дат необходимо считать датой вступления договора в силу ту, что указана в верхней части документа.
Данные правила относятся не только к договорам, но и к другим официальным документам (акты, дополнительные соглашения и приложения к ним).
Уникальность и последовательность цифр
При оформлении номера договора очень важно обеспечить уникальность и последовательность цифр. Уникальность номера гарантирует его уникальность по сравнению с другими документами, а последовательность цифр обеспечивает легкость в поиске и классификации договоров.
Важно знать, что номер договора должен состоять только из цифр. Использование букв, специальных символов или пробелов может привести к ошибкам и затруднить поиск договора. При оформлении номера договора следует придерживаться следующих правил:
- Начинать номер с определенного префикса, который может указывать на тип договора. Например, для договоров купли-продажи можно использовать префикс «KP», для договоров аренды — «AR» и т.д.
- Использовать последовательные цифры после префикса. Например, первый договор будет иметь номер «KP-1», второй — «KP-2» и так далее.
- В случае необходимости, можно добавить сезонный или годовой индекс. Например, «KP-1/2021» или «KP-1/лето», чтобы указать на номер договора в определенный сезон или год.
- Использовать только арабские цифры. Римские цифры или другие системы нумерации могут вызвать путаницу и затруднить проведение поиска по номеру договора.
Важно следовать этим правилам при оформлении номера договора, чтобы обеспечить его уникальность и систематизированность в документообороте.
Необходимость префиксов и суффиксов
При оформлении номеров договоров важно учитывать различные правила и требования. Одно из таких правил — использование префиксов и суффиксов.
Префикс — это дополнительное обозначение, добавляемое к номеру договора перед основной его частью. Префикс может обозначать отдел, подразделение, год, вид договора или другую сущность, в зависимости от требований организации или законодательства. Префикс обычно разделяется от номера договора дефисом или точкой.
Суффикс — это дополнительное обозначение, добавляемое к номеру договора после основной его части. Суффикс может указывать на статус договора, его изменение, дополнительную информацию или другие аспекты. Суффикс также разделяется от номера договора дефисом или точкой.
Необходимость префиксов и суффиксов может определяться различными факторами:
- Требованиями организации. Некоторые организации могут иметь внутренние правила по оформлению номеров договоров, включая использование префиксов и суффиксов. Важно учитывать эти требования при оформлении договоров.
- Законодательством. Некоторые виды договоров могут требовать определенных префиксов или суффиксов в соответствии с законодательством страны или отрасли. Например, договоры в сфере государственных закупок могут требовать указания префикса «ГЗ» перед номером.
- Удобством. Использование префиксов и суффиксов может сделать номера договоров более информативными и понятными для сотрудников и контрагентов. Например, префикс может указывать на конкретный отдел или направление деятельности, а суффикс может указывать на текущий этап договора (например, «О» для оригинала, «И» для изменения).
Важно учесть, что необходимость префиксов и суффиксов и их формат могут различаться в разных организациях и ситуациях. При оформлении договоров стоит обратиться к внутренним правилам организации, законодательству и учесть потребности и удобство пользователей системы.
Креативная юриспруденция
1. Либо в связи с внедрением ненавистного Абакшину Лотуса — БЕЗОТКАЗНО все риски исправлялись ДО подписания директором. А маленькие исключения оставались в проге, где четко расписаны комменты юриста. Пошаговые сохранения этапов согласования позволяли увидеть, что исправлено, что нет, а через прогу рассылка уведомлений об исполнении, и пофиг какой там номер у договора — смайлик там, или буква «зю» — в комментах написано четко, что не так с договором.
«Какие «буквы и цифры» в номере договора могут существенно помочь в работе юриста компании?». Абакшин, я не издеваюсь, я реально не могу понять как номер договора может СУЩЕСТВЕННО помочь ЮРИСТУ в его работе? Именно ЮРИСТУ? Хотя, один вариант вижу: большое количество мелких дебиторов и объемная судебная работа по ним. Да и то не факт, что в этой ситуации номер договора может СУЩЕСТВЕННО помочь.
Документы в большинстве организаций хранятся десятилетиями. Чтобы ценные бумаги не потерялись и не помялись, подшивайте их в папки из пластмассы или твердого картона. Перед этим обязательно присвойте каждому договору собственный номер. Так будет легче найти его в случае необходимости. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере .
Чтобы легко найти нужный договор, изготовьте книгу учета. Возьмите толстую тетрадь в клетку. Пронумеруйте первый лист. Присваивайте ценной бумаге номер и вписывайте его в этот журнал. Номер может состоять только из цифр, например 345. Или иметь буквы — 123-ИД. Кроме него заносите дату, когда был заключен договор.
Понятие банковского счета
Официально банковский счет — это юридический договор между банком и физическим либо юридическим лицом, основным предметом которого выступают денежные средства. В соответствии с договором клиент получает право аккумулирования собственных финансов в текущем банке и возможность обращения к ним в любой (либо определенный) момент. Средства размещаются среди внутренних активов организации, которая в свою очередь обязует сохранять конфиденциальность заключенного соглашения.
Договор на открытие банковского счета обладает несколькими характеристиками. В первую очередь, он предназначен для учета и оборота денежных средств клиента, который выступает их полноправным владельцем. При этом в соглашении отражаются обязательства банка перед владельцем «ячейки» по размещаемым в ней средствам. Данные обязательства зависят от вида счета, и в современной банковской практике существует немало разновидностей соответствующей услуги.
Присвоение номера договору
Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Как прошить договор — как подшить договор, хранение документов, хранение до … 11.01.2012
Шаг — 3
Даже если каждое подразделение компании занимается оформлением и согласованием документов, книга учета договоров должна быть одна. Иначе номера документов будут повторяться, что внесет в деятельность фирмы разлад. Поручите секретарю или заведующему канцелярией вести этот журнал. Не выдавайте сотрудникам печать и не подписывайте документ у генерального директора до тех пор, пока ему не присвоен идентификационный номер.