Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как стать личным помощником руководителя без опыта и обзор обучающих курсов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…
Для начала давайте разберемся, зачем стоит идти на позицию персонального ассистента.
Вы должны понимать, что идете служить другому человеку (во всех благородных смыслах этого замечательного слова). Относитесь к этому как к аскезе, если хотите. То есть в рабочее время Его интересы будут превыше ваших – вы станете Его тенью, а само рабочее время будет стремиться стать ненормированным.
Ради чего стоит идти на такие жертвы? Одним из несомненных преимуществ работы даже со «злым гением» является колодец знаний, из которого вам великодушно будет позволено черпать мысли, опыт и таланты Его Руководящего величества (сонастраиваясь с ним, вы сможете все это перенимать в той степени, в какой хватит ваших собственных дарований). Это как раз та мотивация, которая, как сейчас я понимаю, подсознательно управляла и мной. Опыт работы в многозадачном ритме, вечном аврале и цейтноте, решение подчас невыполнимых задач, поиск ответов на самые каверзные вопросы – это тренировка всех ваших профессиональных граней, которая через некоторое время поможет завоевать лавры лидера в профессиональной Олимпиаде.
Как стать лучшим ассистентом и помочь руководителю управлять производством?
Чтобы занять место правой руки руководителя производственной компании, придется серьезно постараться и поработать над своими навыками, образованием и знанием иностранных языков.
Хороший ассистент изучает свою организацию изнутри, в том числе и производство. Независимо от деятельности предприятия, выпуска продукции или оказания услуг — все нужно знать досконально.
А именно: какая продукция или товары, ресурсы и материалы для изготовления, рабочие кадры и специалисты, офисные службы, поставщики, покупатели, документация и т.д.
Структура производственного предприятия существенно отличается от многих других бизнес-компаний.
Штатная структура представлена так:
- высшее звено (руководитель, директор);
- среднее звено (начальники отделов);
- низшее звено (начальники производства, смены и т. п.);
- специалисты (технологи, лаборанты и т. д.);
- техники и служащие (производители работ или исполнители);
- простые рабочие.
Обязательные элементы вакансии:
-
В шапке текста пишем название компании и короткую сводку о сфере ее деятельности.
-
Указываем основные должностные обязанности, чтобы будущий сотрудник представлял, что его ждет. Если вы планируете какие-то дополнительные задачи передать ассистенту позже, их тоже стоит упомянуть.
-
Прописываем портрет идеального кандидата: ответственность, гибкость и быстрота реакции, умение обучаться, другие качества, которые для вас важны. Если вы готовы нанять новичка в вашей индустрии, то напишите, что обучите всему необходимому.
-
Устанавливаем график работы. Нередко получается так, что ассистент должен быть на связи в любое время суток и отвечать в течение 15 минут. Но приблизительное время занятости все равно необходимо написать. Кроме того, обязательно выделите день, в который помощник не будет работать, потому что в противном случае он быстро выгорит.
-
Указываем зарплату или зарплатную вилку. Оптимальным решением будет прописать оклад на тестовый период и перспективы роста. Зарплата ассистента колеблется от 15.000 рублей до 50.000 и зависит от умений соискателя и объема задач.
Многие думают, что легко найдут толкового ассистента за 5.000 рублей. Но человек, который много делает за небольшую оплату, не имеет особой мотивации, и вскоре прекратит сотрудничество с вами. А частая смена ассистентов тоже не идет на руку бизнесу: период притирки отнимает время и силы у обеих сторон и не всегда проходит легко и продуктивно.
Нанимая помощников, мы организовываем максимально широкую воронку, используем разные сервисы одновременно. В ход идут даже личные соцсети руководителей, где с большей вероятностью можно найти людей, которые мечтают с ними поработать. Работные сайты показывают себя хуже других платформ, потому что у них низкая посещаемость и мало просмотров объявлений. Моя практика показала, что больше всего откликов приходит из специализированных групп ВКонтакте и Telegram-каналов. Например, отлично работают сообщества Конь на работе и Мы вам перезвоним.
Платные и бесплатные каналы могут показывать себя в равной степени эффективно. Единственный минус бесплатных каналов – объявления очень быстро теряются, и их приходится обновлять несколько раз в день. Платные каналы гораздо удобнее: заплатил, и объявление висит. Кроме того, в платных каналах соискатели более серьезно настроены.
Москва словам не верит
Однажды к нам на собеседование пришел маркетолог с “очень богатым опытом”. Он сказал, что имеет опыт работы и ассистентом, и помощником руководителя, вел дела и переписки, занимался наймом сотрудников, осуществлял продажи. Мы взяли его на тестовый период.
Как только специалист приступил к работе, стало ясно: все его слова не соответствовали реальности. Задачи выполнялись крайне долго, он задавал множество уточняющих вопросов, затягивал рабочие процессы. Проблемы возникли даже с созданием гугл-таблиц, которые после него приходилось переделывать. Эти моменты дали почву для сомнений в 5-летнем опыте, о котором маркетолог говорил на встрече. Да и сам по себе большой опыт не всегда является критерием качества. Что бы вам не говорили на собеседовании, человек всегда познается именно в работе.
Советы будущим ассистентам от НR
Во-первых, не бойтесь браться за поручения, которые вы не понимаете, как делать. Почти любым навыкам можно обучиться в процессе по инструкции из интернета.
Во-вторых, не бойтесь быть проактивными и первыми предложить руководителю улучшить что-то в рабочих процессах. Со стороны вы можете лучше увидеть, как решить ту или иную проблему.
В-третьих, не тушуйтесь на первом созвоне и рассказывайте все, как есть. Даже если на предыдущем месте работы у вас был негативный опыт – поделитесь. Ошибка, совершенная раньше, не является критерием, из-за которого вас не возьмут. Лучше всего о вас расскажет то, как вы исправили свой недочет, чему вы научились на этом опыте.
В-четвертых, не обязательно на первом собеседовании говорить, что у вас есть еще одно место работы. Как правило, работодатель предлагает тестовый период, используйте это время, чтобы понять, хватает ли вам времени на то, чтобы вести два проекта.
Зарплата личного помощника руководителя
Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.
Второй фактор, влияющий на зарплату – это размер и доходность самого предприятия. Крупные и прибыльные компании предлагают высокие оклады за работу личного помощника. От небольшой фирмы не стоит ожидать того же.
Для сравнения приведем несколько цифр по зарплатам секретаря руководителя в различных регионах России. Вот статистические данные, которые указывают основные агентства по трудоустройству: личный помощник в Москве может получать около 60000 руб., для Санкт-Петербурга цифра составляет 50000 руб., региональные зарплаты примерно 30000 руб. в месяц. В отдельных компаниях помощник директора может получать 100 000 руб. и более.
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
|
Деловые задачи |
Личные поручения |
|
|
Кто такой помощник руководителя, какая у него роль в компании
Помощник или ассистент топ-менеджера – должность, которая имеется не во всякой организации. Это привилегия средних и более или менее крупных предприятий, что само по себе говорит в ее пользу.
Не стоит путать такого специалиста с секретарем или делопроизводителем. Он может выполнять функции того и другого, но на этом его задачи не ограничиваются.
Роль помощника руководителя на предприятии в целом понятна из названия. Его миссия – организовать работу своего начальника. То есть обеспечить его необходимыми:
- канцелярскими принадлежностями;
- информацией о планах;
- данными по текущему состоянию дел;
- материалами, которые требуются для реализации поставленных целей;
- в некоторых случаях – даже питанием, потому как у гендиректора может банально не быть времени на заказ столика в кафе на обед или организацию деловых переговоров в ресторане.
Для кого-то такая должность – это хороший старт управленческой карьеры. Действительно, будучи правой рукой опытного топ-менеджера, можно очень быстро научиться и правильному поведению с подчиненными, и быстрому принятию ответственных решений, и многое еще чему.
Кто-то рассматривает такой пост, как проходной. Но здесь есть нюанс, который считается одновременно и плюсом, и минусом. Секрет в том, что любой начальник за хорошего ассистента будет держаться. Далеко не каждый согласится его рекомендовать на повышение. Это минус.
Плюс – льготы и перспективы, которые сулит статус незаменимого человека для топ-менеджера. На посту помощника можно заниматься отчасти и руководительской работой. При этом ответственность несет директор, который доверяет различные серьезные задания своему протеже.
Кроме того, видя способности сотрудника, даже при очень большой его ценности настоящие руководители все же дают зеленый свет его карьере. Важно установить добрые межличностные отношения.
Что до первых шагов к месту ближайшего к руководителю сотрудника, то здесь проще начинать с малого. Например, претендовать на должность помощника главы департамента, отделения, отдела. Занять такой пост проще. Часто на него берут людей, чтобы присмотреться к их способностям, и возможно, очень скоро повысить.
Что должен уметь бизнес-ассистент?
Профессиональный бизнес-ассистент обладает не только багажом прокаченных компетенций, но и определенными личными качествами, которые делают его работу быстрой, незаметной и своевременной. О том, и о другом расскажем подробнее ниже.
Компетенции бизнес-ассистента
Как мы уже говорили выше, бизнес-ассистент- это отдельная самостоятельная боевая единица, которая может принять решение и “разрулить” вопросы, касающиеся каких-либо рабочих процессов, самостоятельно. А именно:
- Тайм-менеджмент. Бизнес-ассистент занимается расписанием руководителя, планирует и информирует его о встречах/мероприятиях, фиксирует задачи собственника и напоминает об их выполнении.
- Работа с документами. Редактирует или пишет письма, работает с почтой и обрабатывает корреспонденцию, оформляет приказы/регламенты/любые внутренние документы компании.
- Частичное управление персоналом. Координирует и организовывает работу водителей, курьеров, технических кадров (электрики, сантехники), контролирует сроки и процесс выполнения.
- Работа с поставщиками. Самостоятельно ведет переговоры, оформляет и соблюдает договоренности.
- Работа заместителем. Эффективно управляет проектами: организовывает работу сотрудников, проводит планёрки, контролирует сроки выполнения задач, помогает решить возникшие проблемы при необходимости. Представляет руководителя на мероприятиях и отвечает на вопросы.
- Фильтрация контактов. Ограждает своего руководителя от ненужной информации и контактов, сохраняя благоприятный имидж как компании, так и собственника. Поддерживает общение с “нужными” людьми и правильно расставляет приоритеты при назначении деловых встреч.
- Работа переводчиком. Если это необходимо для комфортной работы руководителя, бизнес-ассистент должен владеть иностранными языками и умением вести как переговоры, так и переписку.
- Организация мероприятий. Делает всё “под ключ”: готовит презентации для переговоров и совещаний, организовывает командировки, протоколирует встречи.
- Ведение личных дел руководителя. Отлично разбирается в интересах/хобби своего руководителя, ориентируется в брендах и знает, как и где совершать выгодные покупки. Помогает организовать дни рождения, путешествия, личные встречи и деловые мероприятия как для руководителя, так и членов его семьи, друзей, партнеров. Важно: эти задачи не должны превышать 10% рабочего времен бизнес-ассистента.
Список компетенций и навыков бизнес-ассистента получается довольно внушительным. И чтобы ваш ассистент не выгорел спустя две недели, кроме всего прочего, он должен обладать определенным психотипом и личными качествами, которые помогают ему справляться с работой.
Например, вы нанимаете специалиста, который может делать все из вышеперечисленного списка, но при этом не обладает важнейшим качеством — умением работать в режиме многозадачности. Как правило, это приводит к постоянным ошибкам, огромному стрессу и выполнению работы в лучшем случае процентов на 50 от запланированного.
О том, какие личные качества должны быть у вашего бизнес-ассистента, чтобы стать вашим надежным соратником, рассказываем ниже.
Личные качества бизнес-ассистента
- Не просто исполнитель. Бизнес-ассистент мыслит не как рядовой сотрудник, а как настоящий стратег. Он серый кардинал, второй пилот и подушка безопасности своего руководителя в одном лице. Там, где обычный помощник просто выполняет то, что ему сказали, бизнес-ассистент ищет лучшие решения, генерирует идеи и проявляет инициативу, осознавая риски и степень ответственности.
- Разносторонний склад ума. Гуманитарий и технарь. Эрудит и дипломат. Доброжелательный и строгий одновременно. Бизнес-ассистент умеет поддержать общение с разными людьми и говорить практически на любые темы — инвестиции, путешествия, садоводство.
- На “ты” с информационными технологиями. Быстро и легко разбирается с любыми новшествами, предлагает наиболее удобные диджитал-инструменты как для корпоративного общения, так и решения задач руководителя.
- Многозадачность. Бизнес-ассистент это “человек-оркестр”, который может делать все одновременно, быть сразу везде и сразу. Одной рукой он может отвечать на электронное письмо, другой оформлять авиабилеты, а третьей организовывать работу рядовых сотрудников. Он стрессоустойчив и никогда не теряет бдительности.
- Обучаемость и саморазвитие. Умеет быстро находить новую информацию и быстро усваивать ее. Углубленно изучает все бизнес-процессы компании и опыт своих коллег.
- Системность. Если руководитель может позволить себе уйти с головой в какой-либо творческий процесс, то задача ассистента навести в этом процессе порядок.
Топ-ошибок при найме ассистента
Если выше мы описали образ компетентного бизнес-ассистента, то не лишним будет упомянуть о ключевых ошибках, которые допускают руководители при найме помощника.
Ошибка 1. Брать человека по рекомендации
Самая распространенное заблуждение: если бизнес-ассистент отлично сработался с одним руководителем, то получится и с другим. Но на самом деле рекомендацию вашего знакомого партнера можно сравнить с русской рулеткой — вы либо сработаетесь, либо не сработаетесь. Например, на прошлом месте работы бизнес-ассистент большую часть своего времени занимался личными делами шефа, подготовкой переговоров и организацией мероприятий, а новому боссу нужны прокаченные навыки проджект-менеджмента и управления.
Ошибка 2. Не проводить личное собеседование
Бизнес-ассистент это человек, с которым вы будете на связи 24/7, поэтому ни в коем случае нельзя полностью доверять подбор вашему эйчару. Он может только составить список подходящих кандидатов, но проведение финального интервью — ваша работа.
Ошибка 3. Несоответствие действительности
На собеседовании очень важно рассказать вашему будущему помощнику самую страшную и неудобную правду: о высокой нагрузке, работе в выходные, необходимости быть на связи с 6 утра до 11 вечера. Не нужно приукрашивать действительность, иначе ваш новичок сбежит от вас раньше испытательного срока.
Ошибка 4. Не проверять навыки
Подбирая помощника под конкретные задачи, убедитесь, что его резюме не “филькина грамота”. Подготовьте такое тестовое задание, которое в полной мере покажет, что действительно умеет ваш кандидат.
Ошибка 5. Выкинуть “за борт”
Когда вы выбрали того самого кандидата, позаботьтесь о том, чтобы он прошел качественную адаптацию и влился в коллектив, а не остался один “за бортом”, пытаясь разобраться в тоннах новой информации. Нужно постепенно вводить специалиста в курс дела и расставлять приоритеты в задачах, не “наваливая” на новичка всё и сразу.
Процесс подбора и найма может быть достаточно долгим, но нужно понимать, что именно бизнес-ассистент — ваш первый шаг к выходу из операционной деятельности и созданию автономного управления.
Желаем вам найти своего компетентного бизнес-ассистента, который сделает вашу жизнь проще, а работу эффективнее. Удачи!
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.
Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.
В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.
Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.
Когда пора нанимать помощника
К делегированию следует обращаться, когда важно повысить личную эффективность. Руководитель с помощью ассистента ограждает себя от долгих или неприятных задач и тратит время на те вопросы, которые может решить только он. Однако делегирование приносит результат только при правильном применении. Некоторые предприниматели и топ-менеджеры нанимают помощников, когда реальной необходимости в них нет. Например, у начальника появляется помощник, потому что это модно. На самом деле, передача задач ассистенту должна иметь смысл:
- прибыль. У руководителя освобождается время, и он тратит его на получение дополнительной прибыли. В таком случае предпринимателю надо посчитать выгоду, которую он способен сгенерировать за период. А затем нанять помощника, стоимость времени которого меньше. Например, за час руководитель может закрыть сделку на 10 тыс. рублей. А стоимость часа работы ассистента – всего 400 рублей. Выгода очевидна;
- закрытие пробелов. Даже хороший руководитель не может быть специалистом во всём. Некоторые задачи требуют глубоких знаний в узкой отрасли. Например, у владельца компании появляется много новых партнеров из арабских стран. Чтобы вести с ними дела, необходимо знать арабский язык и особенности менталитета. Директор мог бы потратить деньги и время на изучение новой культуры, но это было бы дорого и долго. Гораздо эффективнее нанять помощника со знанием арабского языка, достойно платить ему и уже сейчас заключать дорогостоящие контракты;
- спасение от стресса. Некоторые задачи вызывают у руководителя плохое настроение. Некоторым не нравится сидеть за отчетностью, подавать налоговые декларации, проводить собеседования и увольнения. Ненавистные задачи снижают мотивацию и вовлеченность в работу. Если не делегировать их, эффективность всей работы упадет.
Если решено нанимать помощника, нужно определиться, какие именно задачи делегировать ему. Каждую задачу можно оценить по таким критериям:
- нужна ли вообще эта задача. Некоторые бизнес-процессы появляются в работе, хотя не влияют на итоговый результат. От них можно отказаться, никому не передавая;
- насколько требуется помощь в выполнении задачи. Если руководитель не может справиться с ней самостоятельно, делегировать нужно. Но, если начальник может выполнить ее сам, нужно еще подумать, стоит ли делегировать;
- что случится, если задача будет выполнена неправильно. Например, некоторые задачи влекут за собой подписание дорогостоящих контрактов. Если задача будет выполнена неправильно, компания потеряет деньги. Так как ставки высоки, следует хорошо подумать, стоит ли доверять ее другому человеку или лучше выполнять самостоятельно;
- за что руководитель готов платить деньги ассистенту – за время, за экспертность, за мотивацию. Это поможет рассчитать размер зарплаты работника и оценить экономическую целесообразность найма.
Чтобы понять, какие именно задачи можно передать помощнику, необходимо составить список из обязанностей, которые:
- являются простыми, носят технический или вспомогательный характер;
- являются рутинными, регулярно повторяющимися;
- подготавливают мероприятие или проект;
- относятся к той отрасли, в которой руководитель не силен;
- отнимают много времени, потому что не приносят удовольствия и предприниматель неосознанно затягивает процесс.
Ошибки при поиске ассистента
Иногда наличие в штате ассистента руководителя не приносит должного эффекта не потому, что сотрудник неквалифицированный. Проблема в самих предпринимателях – они неправильно действуют на этапе найме сотрудника. Главная ошибка руководителя – ожидать, что для работы ассистентом не требуются никакие специфические навыки. Ошибка допускается из-за желания сэкономить. Ведь кандидат с дипломом бизнес-школы или с большим послужным списком ожидает большей зарплаты, нежели молодой студент без образования и опыта. Однако ассистент очень глубоко проникает в жизнь компании. Если он занимается и документами, и переговорами, и принимает некоторые управленческие решения, то ему для успешной работы нужно соответствующее образование.
Вторая ошибка – руководитель пытается подстроиться под сотрудника. Проблема в кажущейся незаменимости ассистента, ведь он глубоко погружается в дела начальника. Из-за этого заменить непрофессионального сотрудника сложнее, чем менеджера по продажам, секретаря, кадровика. Когда обнаруживается непрофессионализм, бизнесмен начинает подстраиваться под ассистента, снимая с него задачи, с которыми тот не справляется. В результате руководитель, вместо того чтобы разгрузить себя, берет на себя лишние задачи.
Третья ошибка вытекает из второй – из-за переполненности рынка неквалифицированными специалистами кажется, что платить ассистенту можно чисто символическую сумму. Компании предлагают соискателям зарплаты на уровне 20–40 тысяч рублей. Для действительно талантливых помощников эта сумма не является привлекательной, и они не откликаются на вакансии.
Ассистент найден: как повысить его эффективность
Чтобы помощник показал результат, руководитель должен правильно наладить его работу. Во-первых, необходимо прописать рабочие процессы. На этапе собеседования можно созвониться или встретиться лично, чтобы рассказать о том, как работает проект. Лайфхак: можно попросить собеседника включить диктофон и записать рассказ. Это нужно, чтобы потенциальный ассистент позже еще раз прослушал слова руководителя, обдумал и пришел на второе собеседование с вопросами. Помощник должен сам вписать себя в действующую систему проекта. Так он поймет, насколько значима его работа, составит схему своей работы и распишет свои действия по шагам.
Во-вторых, руководитель должен поставить перед ассистентом цель и описать желаемый результат. Нужно дать новому ассистенту время на адаптацию, чтобы он разобрался с бизнес-процессами и отладил свою работу.
Чтобы ни одна задача ассистента не потерялась, важно с самого начала приучить его записывать за руководителем. Всё записанное помощник должен заносить в ежедневник со список дел и в собственную базу знаний. Например, в базе могут содержаться нюансы бизнес-процессов, характеристики товара или услуги, контакты и шаблоны договоров с подрядчиками. Благодаря базе знаний ассистент лучше запомнит информацию, а в будущем не будет переспрашивать у начальника каждую мелочь.
Впервые нанимая помощника, многие предприниматели по привычке продолжают выполнять рутинные задачи самостоятельно. Особенно в период адаптации ассистента, когда он будет допускать ошибки. Руководитель захочет все самостоятельно переделать за ним. Однако так поступать не нужно. Достаточно объяснить, что именно не понравилось и как это можно исправить. Если сейчас продолжить выполнять задачи самостоятельно, получится напрасная трата денег на зарплату помощника.