Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовой договор является одним из основных документов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Он заключается при приеме на работу и содержит важные условия, права и обязанности обеих сторон.
Какие документы выдаются сотруднику при увольнении
При увольнении сотрудника на предприятии необходимо произвести выдачу определенных документов. Вас ожидают следующие документы:
- Трудовая книжка – один из главных документов, который должен быть выдан работодателем при увольнении. Трудовая книжка должна быть распечатана, заполнена и подписана работодателем. В ней должны содержаться данные о трудовой деятельности работника на предприятии.
- Листок учета работы – документ, который содержит информацию о рабочем времени сотрудника на предприятии. В листке учета работы указываются отработанные часы, дни отпуска и другие детали, связанные с рабочим временем работника.
- Отчет о средней заработной плате – документ, который показывает сумму, которую сотрудник заработал за определенный период времени на предприятии.
- Выписка из трудовой книжки – документ, который содержит информацию о трудовой деятельности сотрудника на предприятии. В выписке указывается период работы, должности, места работы и другая информация.
Если на предприятии есть электронный документооборот, то данные документы могут быть предоставлены в электронном виде. В этом случае сотруднику выдаются электронные копии указанных документов.
Стало известно, что с 2023 года кадровый учет будет осуществляться через ЕФС-1 – единый федеральный стандарт. Это означает, что при увольнении изменится процедура заполнения и выдачи документов. Работнику будут выдаваться сведения об отработанных днях и часах, а также различие заработной платы и штрафы, если таковые имеются.
Заявление об увольнении
Уважаемый работодатель,
Я, [ФИО сотрудника], пришел(-ла) к решению об увольнении с моей текущей должности в вашей компании. С моей стороны это принято после внимательного обдумывания и принятия ряда личных решений.
В соответствии с оговоренным в моем трудовом договоре и в соответствии с законодательством, я предоставляю вам примерное заявление о моем увольнении. Пожалуйста, примите его во внимание и возьмите меры для завершения моих обязанностей и формализации процесса моего увольнения.
| ФИО: | [ФИО сотрудника] |
| Должность: | [Текущая должность] |
| Дата увольнения: | [Дата увольнения] |
| Причина увольнения: | [Причина увольнения] |
Я готов(-а) сотрудничать и помочь вам с плавным переходом и передачей моих обязанностей новому сотруднику. Пожалуйста, предоставьте мне подробности о процессе моего увольнения, включая возврат рабочих материалов, документов и других вещей, которые мне были предоставлены в рамках работы в вашей компании.
Я благодарен(-а) вам за возможность работать в вашей компании и за все, что я усвоил(-а) и опыт, который я получил(-а) во время этой работы. Я уверен(-а), что здесь я провел(-а) продуктивные и значимые годы своей карьеры.
Справка о заработной плате
Справка о заработной плате является одним из необходимых документов при увольнении сотрудника. Она содержит информацию о заработной плате сотрудника за определенный период времени.
Справка о заработной плате содержит следующую информацию:
- Фамилия, имя и отчество сотрудника;
- Должность сотрудника;
- Название и реквизиты организации;
- Период, за который выдается справка;
- Детализацию заработной платы, включая фиксированную и переменную части;
- Вычеты и удержания с заработной платы;
- Итоговую сумму, которая была начислена сотруднику за указанный период времени.
Справку о заработной плате обычно выдает бухгалтерия организации. Сотрудник может запросить ее перед увольнением в целях подтверждения своих доходов или для подачи в налоговую службу.
Справка о заработной плате может быть необходима для:
- Получения пособия по безработице;
- Подтверждения дохода при оформлении ипотеки или кредита;
- Рассмотрения заявления о предоставлении больничного листа;
- Участия в конкурсе на получение жилья или социальных льгот;
- Прочих случаях, требующих подтверждения доходов сотрудника.
Выписка из Раздела 3 формы РСВ при увольнении сотрудника
В 2023 году сохранилось требование выдачи сведений из раздела 3 Расчета по Страховым Взносам (РСВ) при увольнении работника. Однако с начала 2023 года форма РСВ изменилась. Теперь в разделе 3 формы РСВ на каждого работника отражаются взносы по единому тарифу, а не только по пенсионному страхованию, как раньше.
Выдача сведений производится в виде выписки также только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении необходимо сформировать отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения – 20.05.2023, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2023 года.
Выплаты, связанные с увольнением (окончательный расчет, компенсация за отпуск и другие), а также взносы на них должны быть отражены в подразделе 3.2.1. Поэтому в программе учета необходимо сначала провести все начисления по сотруднику, рассчитать взносы, а затем сформировать выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.
Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот
Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:
- Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
- Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
- Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
- Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.
Штрафы и ответственность за непредставление документов при увольнении
При увольнении работника основными документами являются трудовые книжки, договоры или соглашения, выписки из трудовых книжек, информация из личных карточек. Согласно STD-R 2. 0, люди должны получать от предприятия все документы, касающиеся трудовых отношений и увольнения.
Если работодатель не выдает указанные документы по требованию увольняемого работника, то он несет ответственность за их невыдачу. За невыдачу документов работнику нарушитель может быть привлечен к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Существуют установленные законодательством санкции и сроки привлечения к ответственности, которые регламентируют выдачу документов при увольнении. Например, согласно ЕФС-1, работодатель обязан выдать работнику контракт или трудовой договор, трудовые книжки и свидетельские показания в электронном виде в течение пяти рабочих дней со дня увольнения, наиболее поздней датой.
Стоит отметить, что на работодателя также возлагается обязанность по заполнению и предоставлению работнику электронного отчета о выдаче документов при увольнении. Если работодатель не выдавал документы сотрудникам в прошлом и не соблюдал электронный документооборот, то он должен действовать в соответствии с правилами кадрового делопроизводства и выдать все необходимые документы сотрудникам при увольнении.
Если в установленный законом срок документация не будет выдана, работодатель будет привлечен к административной ответственности и на него может быть наложен штраф. Размер штрафа зависит от обстоятельств и правонарушений, совершенных работодателем.
Что изменилось в вопросах увольнения
Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.
В частности, документы, которые работодатели до 2023 года предоставляли уволенным работникам по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, теперь необходимо представлять в виде выписок из единой отчетности по форме ЕФС-1. Выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» также нужно выдавать работникам по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
В 2023 году изменилась и форма электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности), выдаваемой работникам при увольнении (форма СТД-Р). Теперь работодатели должны использовать новую форму СТД-Р, утв. приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
Ранее представляемая уволенным работникам справка о сумме зарплаты и иных выплат за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (справка 182н), в 2023 году больше не выдается. С 1 января 2023 года приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н, утвердивший форму указанной справки, прекратил свое действие. С этого момента работодатели освобождены от ее выдачи, а уволенные работники не вправе требовать ее представления. Все необходимые сведения о доходах сотрудника для целей назначения пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком новый работодатель теперь получает не от работника (путем запроса справки 182н), а непосредственно из СФР.
Штрафы за непредставление документов при увольнении работника
Если работодатель не выдаст уволенному работнику вышеперечисленные документы или нарушит порядок их выдачи, его привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Данное нарушение влечет наложение на работодателя штрафов в следующих размерах:
-
от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;
-
от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;
-
от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.
Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ
Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:
- по нетрудоспособности в случае болезни;
- по беременности и родам;
- в декрете по уходу за малышом.
Требуется привести:
- информацию о данном юридическом лице;
- сведения о самом сотруднике;
- размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
- число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).
Документы по просьбе работника: правила и порядок их выдачи
Когда работник решает уволиться по собственному желанию, ему необходимо ознакомиться с правилами и порядком выдачи документов, которые могут быть запрошены в момент увольнения.
По просьбе работника, работодатель обязан предоставить следующие документы:
| Документ | Подтверждение информации | Из чего состоит | Порядок выдачи | Ответственность работодателя |
|---|---|---|---|---|
| Трудовая книжка | Подтверждает трудовую деятельность работника | Записи о периодах работы, отпусках и других событиях | Выдается в отделе кадров или по месту работы | Если работник предоставил поддельную трудовую книжку, работодатель может нести ответственность |
| Выписка по заработной плате | Подтверждает размер заработной платы и выплаченных взносов | Сведения о заработной плате за определенный период | Выдается в отделе кадров после расчетного периода | Работник может требовать неустойку в случае задержки выдачи выписки |
| Справка о пересчете отпускных дней | Подтверждает пересчет использованных и неиспользованных отпускных дней | Информация о количестве использованных и неиспользованных отпускных дней | Выдается в отделе кадров после расчетного периода | Работник может требовать компенсацию за использование отпускных дней по непредоставленной справке |
| Справка о доходах за последний год | Подтверждает доходы работника за определенный период | Информация о доходах за последний год | Выдается в отделе кадров или в бухгалтерии | Работник может требовать компенсацию упущенной выгоды в случае непредставления справки |
| Другие документы | Зависит от конкретного случая и требований работника | Различные документы, связанные с трудовой деятельностью работника | Выдаются в соответствии с инструкцией, утвержденной управлением персонала | Отсутствие предоставления запрошенных документов может повлечь за собой ответственность работодателя |
Порядок выдачи документов должен быть установлен инструкцией, утвержденной управлением персонала организации. В некоторых случаях документы могут быть выданы в электронном виде. Работник обязан получить все запрошенные документы в течение определенного срока.
Неисполнение работодателем обязанности по предоставлению запрошенных документов может повлечь за собой ответственность в соответствии с законодательством о труде.
Нормативные акты, регулирующие процесс выдачи документов при увольнении
При увольнении в 2024 году работник имеет право на получение определенных документов, которые регулируются нормативными актами. Вот основные документы, которые могут быть выданы работнику:
| Документ | Описание |
|---|---|
| Трудовая книжка | В трудовой книжке содержится информация о трудовой деятельности работника, включая записи о месте работы, должностях, периодах работы и увольнениях. |
| Справка о доходах | Справка о доходах выдается работнику для подтверждения своего дохода в порядке, установленном законодательством. Она может потребоваться при поиске новой работы или оформлении кредита. |
| Справка о выплаченных страховых взносах | Эта справка подтверждает, что работник получал заработную плату и выплачивал страховые взносы в соответствии с требованиями закона. |
| Расчетный листок | Расчетный листок содержит информацию о заработной плате, удержаниях и начислениях за определенный период работы. Этот документ позволяет работнику убедиться в правильности начислений и удержаний. |
| Документы, связанные с пенсионными накоплениями | В зависимости от системы пенсионного обеспечения, в которой работник участвует, ему могут быть выданы различные документы, подтверждающие его пенсионные накопления. |
| Другие документы | Кроме вышеперечисленных документов, работнику также могут быть выданы другие документы, связанные с его трудовой деятельностью, например, удостоверение работника, свидетельство о прохождении обучения или курсов повышения квалификации и т. д. |
Обратите внимание, что перечисленные документы могут незначительно отличаться в различных организациях или в зависимости от вида трудовых отношений. При увольнении работнику следует обратиться к своему работодателю или юристу для получения подробной информации о необходимых документах и процедуре их получения.
Что делать, если документы не выдают
В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.
Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.
Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.
Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.
Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:
- написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
- направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.
В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:
- написать жалобу в инспекцию по труду;
- написать жалобу в прокуратуру.
Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:
- при личном посещении;
- почтовым отправлением;
- через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.
Трудовая книжка, в том числе, и электронная по форме СТД-Р, подлежит обязательной выдаче работнику в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока прекращения трудового договора считается ближайший следующий за ним рабочий день (письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8496). В таких ситуациях выдать трудовую книжку работодатель должен в ближайший рабочий день. К примеру, если последний рабочий день работника приходится на воскресенье, то трудовую книжку ему можно выдать в понедельник.
За пропуск законного срока выдачи трудовой книжки работодатель несет перед работником материальную ответственность. Так, работодатель обязан возместить уволенному работнику не полученный им заработок в результате невозможности трудоустроиться по новому месту работы из-за задержки работодателем выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
Поэтому, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно (отсутствие работника, его отказ от ее получения и т.д.), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году
При увольнении работника работодатель обязан выдать:
- трудовую книжка/электронную трудовую книжку по форме СТД-Р;
- выписку из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (в ней указывают персональные данные уволенного и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в его пользу за месяц увольнения);
- выписку из третьего раздела РСВ;
- выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1;
- расчетный листок.
По письменному заявлению работника работодатель должен выдать:
- документы, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, копии приказов о переводах на другую работу, копии приказа об увольнении с работы, справки о заработной плате и о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, сведения о периоде работы у данного работодателя).
- справку о доходах (приложение к расчету по форме 6-НДФЛ, аналог ранее существовавшей справки 2-НДФЛ), в которой указаны сведения о доходах работника за текущий год по дату увольнения.
Штрафы за непредставление документов при увольнении работника
Если работодатель не выдаст уволенному работнику вышеперечисленные документы или нарушит порядок их выдачи, его привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Данное нарушение влечет наложение на работодателя штрафов в следующих размерах:
-
от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;
-
от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;
-
от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.
Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот
Если на вашем предприятии введен электронный кадровый документооборот, то при увольнении в 2023 году выдача документов сотруднику может производиться в электронной форме. Ваши трудовая книжка, расчетный листок заработной платы и другие документы могут быть выданы вам через систему электронного документооборота.
Перед увольнением проверьте в системе наличие всех необходимых документов, включая сведения о заработной плате и отчетах по работе за 2022 год. Ищите различие между показателями в электронной выписке и теми, которые вы получили ранее в печатной форме.
Если вас не устраивает электронная выдача документов, обратитесь к кадровому отделу и уточните, какие возможности предусмотрены для выдачи документов в бумажном виде. В случае невыдачи документов вам могут быть наложены штрафы. Заполнение документов по увольнению, таких как ЕФС-1 и листок нетрудоспособности, также может производиться в электронной форме.
Всегда уточняйте у своего работодателя, какие документы выдаются при увольнении в электронном виде, какие — в бумажном, и в каком порядке действовать, если возникают проблемы с получением нужных сведений и документов.