Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Верховный суд поставил точку в споре о счетах-фактурах с факсимиле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Количество подписантов как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кто должен ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной фирме распределены полномочия — кто отвечает за передачу товаров, подтверждает корректность произошедшего, пересчет по количеству и качеству. Предлагаем разобраться в этом ответственном моменте подробнее.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Что указывать обязательно
Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:
- наименование бланка;
- дата, когда начали составлять;
- названия организаций-участников или Ф.И.О. ИП;
- в чем заключается операция;
- результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
- ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.
Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:
- Применяется как СФ.
- Как первичка для отчетности.
Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название». На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2». Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.
Мы изучили, где в УПД должен проверить данные и расписаться покупатель, а где — грузоотправитель. Теперь стоит разобраться, а нужно ли заверять бланк.
По закону это необязательно. В пункте 5 статьи 169 указан полный перечень реквизитов, без которых нельзя работать. И этого элемента в нем нет. Более того, наличие синей круглой рамки не является важным параметром как для счета-фактуры, так и для первички.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Слово «факсимиле» – от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.
В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке. В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей. Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.
В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.
Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.
В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний. Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.
Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей. Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.
Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!
Законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п. 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы1 под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий». В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.
Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.
Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.
У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – нет? Но обо всем по порядку.
Как избежать неблагоприятных последствий
При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Для чего нужен универсальный передаточный документ
Итак, давайте разберемся, для чего нужен универсальный передаточный документ. По правилу современного российского законодательства, УПД можно применять одновременно с использованием привычной первичной документации. При этом использование счетов-фактур не отменяется — Минфин РФ не планирует их отмену в дальнейшем, о чем было выпущено официальное заявление.
Основой для создания акта выступила счет-фактура. Его форму дополнили обязательными реквизитами, отмеченными федеральным законодательством, что, однако, не вошло в противоречие нормам 21 главы Налогового кодекса РФ. Использовать универсальную передаточную документацию можно для отражения в отчетности таких операций, как:
- отгрузка товара (вне зависимости от наличия транспортировки);
- передача результатов выполненных работ;
- оказание услуг;
- передача прав на имущество;
- отгрузка товаров, работ и услуг по агентскому договору или договору комиссии.
При этом расшифровка УПД в бухгалтерии позволяет использовать данный тип документа не только как совмещенный вариант документации, но и как только первичный документ. Обратите внимание, что появление УПД в бухгалтерском учете вовсе не обязывает компании повсеместно использовать его — можно использовать и привычный вариант ведения отчетности.
Как заполняется дата УПД
При оформлении УПД видно, что в его тексте должны быть указаны три разные даты. Как заполнить дату УПД правильно? Потребуется указать все три значения:
- дату составления документа в первой строке;
- дату совершения конкретного факта хозяйственной деятельности (день, когда отгрузили товар, передали результаты работ заказчику, предъявили документ об оказании услуг или передаче имущественных прав) — строка 11;
- дату получения товаров, приемки результата работ, оказания услуг, получения прав на имущество — в строке 16.
Для правильного заполнения необходимо помнить правила увязки даты составления счета-фактуры с моментом определения налоговой базы и возникновением права на налоговый вычет у покупателя. В соответствии с Правилами это выглядит так:
- счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, услуг, факта передачи прав на имущество;
- если его выставили ранее даты отгрузки, он не может выступать в качестве основания для налогового вычета;
- при этом моментом определения налоговой базы для исчисления НДС в отношении работ принято считать день подписания акта сдачи-приемки работ.
Первичный учетный документ составляется в дату совершения факта хозяйственной жизни, непосредственно при его осуществлении, а если это невозможно — после окончания осуществления этого факта.
Теперь стоит рассмотреть варианты дат, когда выставляется УПД:
- в момент совершения факта хозяйственной жизни. Не исключена и возможность совпадения дат составления документа, дат отгрузки и приемки товаров, тогда значения в строках 1, 11 и 16 будут совпадать.
- могут совпадать строки 1 и 11, а дата приемки наступит позднее, то есть значение строки 16 будет отличным от первых двух строк.
В этих случаях момент для определения налоговой базы по НДС определяется по строкам 1 и 11, а если были выполнены работы — то по строке 16.
Акт могут составить до факта отгрузки товара, а также выполнения любых других фактов хозяйственной деятельности, из-за чего даты в документе будут выглядеть следующим образом: в полях 1, 11 и 16 будут стоять разные значения, при этом даты отгрузки и приемки могут совпадать.
Налоговую базу для НДС определяют при этом по дате, указанной в строке 11, а если были выполнены работы — то по строке 16.
Законодательными нормами допускается ситуация, когда акт составляют после окончания совершения факта хозяйственной деятельности — если составить его в момент начала совершения данного факта не было возможности. Тогда даты выглядят так:
- строка 11- отгрузка;
- строка 1 — составление отчетной документации;
- строка 16 — приемка.
Как и ранее, моментом определения налоговой базы считается число, указанное в строке 11 или 16, если были выполнены работы. Покупатель же может заявить вычет по НДС не ранее даты, указанной в строке 16.
Нужно ли ставить печать на УПД
В 14 строке акта указывают информацию о хозяйствующем субъекте, что принял участие в составлении документации со стороны продавца или исполнителя договора. Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет с этой стороны соглашения, комиссионер, агент, если он исполняет свои обязанности по соответствующим договорам.
В 19 строке указывают данные о хозяйствующем субъекте, выступающем со стороны покупателя или заказчика, в том числе данные о том, кто осуществляет для него бухгалтерский учет.
Ответ на вопрос о том, нужно ли ставить печать на УПД, таков: нет, для данного документа учета это не обязательно. По требованиям законодательства момент, когда УПД вступил в силу, не определяется наличием на нем печати. Правильно заполненная форма действует и без неё. Печать необязательна для счета-фактуры или документа первичного учета. И её отсутствие не воспрепятствует ни вычету НДС, ни подтверждению расходов для целей налога на прибыль.
Тем не менее, присутствие печати с полным наименованием экономического субъекта освобождает от необходимости заполнять строки 14 и 19 УПД.
Откажитесь от факсимиле в первичных учетных документах
Компании иногда применяют факсимильную подпись, когда подписывают первичные учетные документы, которые потом представляют в налоговые органы. Как правило, налоговики заявляют, что закон не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. В документах бухгалтерского учета должны быть личные подписи.
Если компания отступает от этих правил, ей отказывают в применении налоговых вычетов. Суды в таких случаях поддерживают позиции налоговиков.
Также не стоит полагаться на факсимильные подписи, если доказываете в рамках налогового спора факты реальности выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров конкретным контрагентом. Налоговые органы и суды в таких случаях еще больше сомневаются в реальности взаимоотношений между налогоплательщиком и его спорным контрагентом.
Факсимиле вместо подписи: применять или избегать
Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .
Законна ли факсимильная подпись на документах
В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах
Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.
На сегодняшний день проблему с факсимиле возможно разрешить с помощью перехода на электронный документооборот. При этом электронные документы, которыми обмениваются контрагенты, должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
До 19-го столетия факсимиле изготавливалось обычно прорисовкой оригинала с помощью прозрачной бумаги, гравированием на дереве либо металле и литографированием. В современном мире эта процедура значительно облегчилась. Благодаря изобретению и последующему усовершенствованию светописи — фотогравюры, фотографии и прочих процессов, которые позволяют получать безусловно верные копии исключительно механическим способом. Процесс выполнения воспроизведений именуется факсимилированием. С его помощью осуществляется издание редких экземпляров в научных целях. Сегодня достаточно распространено использование факсимильной подписи. Рассмотрим далее, что она собой представляет и для чего она нужна.
Правовое положение подписи-клише
С помощью подписи-аналога облегчается работа бухгалтерии – при значительном объеме документации можно завизировать большое количество бланков. Документ с подобной подписью имеет юридическую силу, однако факсимиле используется только в случаях, прописанных в нормативных актах компании или в договорах партнеров (ст. 160 ГК РФ).
До 2017 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.
Где можно использовать факсимильную подпись?
Рассмотрим подробнее самый распространенный случай использования факсимильного оттиска: в гражданско-правовых отношениях. Может ли быть договор подписан факсимильной подписью? Использование факсимиле в данной случае регламентируется п. 2 ст. 160 ГК РФ.
В этой статье говорится, что легитимность факсимильной подписи обеспечивается простым соглашением сторон. На практике это означает, что при заключении договора стороны должны подписать дополнительное соглашение, в котором будут определены возможность и условия использования факсимильной подписи. Отдельным пунктом необходимо указать срок действия данного документа.
Соглашение может распространяться только на одну конкретную сделку или все последующие сделки, которые компания предполагает проводить с данным деловым партнером.
В документе нужно указать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. В дополнение к соглашению руководство компании должно обеспечить учет и контроль использования факсимильного штампа.
Таким образом, на вопрос можно ли подписывать договор факсимильной подписью ответ будет утвердительным, при условии подписания соответствующего дополнительного соглашения к договору.
Униформат при отсутствии УПД
В случае отсутствия универсального передаточного документа (УПД) допускается использование факсимиле. Однако существуют определенные требования, которые необходимо соблюдать при его использовании:
- Факсимиле должно быть выполнено качественно и четко отображать все необходимые данные, такие как название организации, адрес, ИНН, КПП и другие реквизиты, а также фактические сведения о проведенной операции.
- Факсимиле должно быть подписано уполномоченным лицом организации. Подпись должна быть разборчивой и сопровождаться инициалами фамилией должностного лица, его подписантом.
- Факсимиле должно содержать отметку о его оригинальности, например, штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ОТПЕЧАТОК» или аналогичную информацию, которая подтверждает его подлинность.
- Факсимиле должно быть сохранено в течение срока хранения УПД. Организация должна вести архивный учет униформатов и иметь возможность предоставить его налоговым органам по их требованию.
Важно учитывать, что использование факсимиле допускается только в случаях, когда невозможно или затруднительно получить оригинальный УПД. Поэтому рекомендуется использовать универсальные передаточные документы, которые обеспечивают надежность и незыблемость информации о проведенных операциях.