Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нить для прошивки документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.
Сшивка бумаг: как и зачем это делать
Сшивание документов – это процесс, который решает сразу несколько проблем:
- Предотвращается потеря отдельных листов. Все они скреплены, каждый на своем месте. Выпасть ничего не может.
- Поддерживается порядок в папке. Всем знакома ситуация, когда в деле ищут нужную бумагу, а после поисков все остальные документы лежат уже далеко не в идеальном порядке. После сшивки документов такое исключено.
- Предотвращается подделка документов в деле. Если купить суровую нить для скрепления бумаг, то вытащить хотя бы один документ станет невозможно.
Помимо практической пользы, иногда специальная нитка или дырокол для прошивки документов просто необходимы: есть определенные виды отчетности, которые обязательно нужно хранить в сшитом виде, согласно закону:
- при подаче отчетов в архив;
- если нужно сдать отчетность в налоговую службу;
- когда дела передаются в суд;
- если пакет бумаг нужен для участия в тендере;
- когда готовится объемистая документация для других официальных задач.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:
- Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
- Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
- Ножницы и клей.
- Дырокол.
- Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.
Как сшивать документы правильно (видео)
На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.
Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.
Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.
Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Если документы сшиты неправильно
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Правильный способ выбора ниток для прошивки документов
Во-первых, необходимые нитки для прошивки документов: общие требования и ГОСТ. Согласно инструкции 2021 года, нитки, которые пригодятся для прошивки и заверки документов, должны соответствовать нормативу. Они должны обладать достаточной прочностью, чтобы надежно сшивать документы и обеспечить их долговечность.
Важных требований к ниткам для прошивки документов много. Прошивка должна соответствовать правилам подготовительной работы, инструменты и материалы должны быть новыми, а бумага должна быть правильно выбрана.
При прошивании документов нитками также необходимо учитывать требования к заверению документов. ГОСТ 2021 года устанавливает регламент прошивки и заверки документов. Прочие требования к ниткам включают обеспечение надежности прошивки и соответствие общим нормам и правилам процесса.
Процесс прошивки документов нитками требует соблюдения определенных правил. Важно выбрать правильный инструмент, такой как степлер, и следовать инструкции для прошивки. Нитки должны быть правильно спрепленными и обеспечивать достаточную прочность и надежность прошивки.
Правильный выбор ниток для прошивки и заверки документов имеет большое значение для работы с документацией и архива. Надежность и прочность прошивки гарантируют сохранность документов на долгие годы. Поэтому важно уделять внимание выбору подходящих ниток и соблюдать все необходимые требования согласно инструкции и нормативу ГОСТ 2021 года.
Как правильно прошить документы по ГОСТ
Прошивка документов является важным этапом их оформления и регулируется нормами и требованиями ГОСТ. Для прошивки документации используются нитки, которыми прошиваются листы документов в определенное количество дырок.
Основные требования к прошивке документов по ГОСТ включают следующее:
- Оформление документов должно соответствовать регламенту и нормам ГОСТ.
- Документы должны быть прошитым нитками в соответствии с инструкциями ГОСТ.
- Количество дырок и способ прошивки зависят от типа документа и его объема.
- Для прошивки документов могут использоваться специальные инструменты, такие как шило или перфоратор, которые позволяют сделать дырки в бумаге.
- При прошивке документов необходимо учитывать их последовательность и правильность оформления.
Чтобы правильно прошить документы по ГОСТ, необходимо следовать пошаговым инструкциям:
- Определите количество дырок, которые нужно сделать в листах документов.
- При помощи шила или перфоратора просверлите необходимое количество дырок в бумаге.
- Вставьте в дырки нитки для прошивки документации.
- Завязывайте нитки в узлы, чтобы документы были надежно прошнурованы.
- Убедитесь, что документы прошитыми нитками их не разъедутся и будут сохранены в корректном порядке.
Таким образом, чтобы прошить документы по ГОСТ, необходимо учитывать требования регулирующего документа и правильно использовать инструкции по прошивке. Важно помнить, что оформление документов должно соответствовать ГОСТ, а прошивка должна быть надежной и долговечной, чтобы гарантировать сохранность и порядок документации.
К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований. Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры.
Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:
- пронумерован;
- прошит;
- подписанным руководителем организации.
После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.
Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.
Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.
Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:
- уникальным номером;
- логотипом организации;
- наименованием организации.
Так как требование предъявляется лишь к наличию пломбы, а не к её качеству – руководитель или уполномоченное лицо может проявить свою фантазию.
Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью.
При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:
- Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
- Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Как называется нитка для прошивания документов
По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.
Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах , подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, — порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.
Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.
Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденных.
Основные принципы сшивки документов
1. Выбор подходящих материалов
Перед началом сшивки документов необходимо выбрать подходящие материалы. Для сшивки можно использовать различные виды ниток, такие как хлопковые или полиэстеровые, а также специальные ленты или резиночки. Важно учитывать тип бумаги, чтобы выбранные материалы не повредили ее.
2. Правильная подготовка документов
Перед сшивкой необходимо определить порядок страниц и убедиться, что все документы находятся в правильной последовательности. Также следует убедиться в отсутствии повреждений или недостающих страниц. Для удобства можно использовать нумерацию страниц, чтобы быстро ориентироваться в документе.
3. Процесс сшивки
Сам процесс сшивки начинается с прошивания отдельных страниц или блоков документа. Для этого следует проделать отверстия вдоль края документа с помощью специального инструмента, например, пробки или шило. Затем нить вставляют в иглу и проводят через отверстия, аккуратно соединяя страницы или блоки. Для более надежной фиксации можно сделать несколько узлов на конце нити.
4. Заключительная отделка
После прошивки документы необходимо аккуратно подравнять и проверить, что они находятся в нужном порядке. Для более эстетического вида можно придать документу заключительную отделку, например, сделать обрезку краев или нанести на них декоративные элементы. Также можно использовать обложку или оберточный материал, чтобы защитить документы от повреждений.
5. Вариации сшивки
Существует несколько вариаций сшивки документов, включая простую линейную сшивку, крестовую сшивку, а также сшивку с помощью скоб или гвоздиков. Каждый вид сшивки имеет свои особенности и подходит для разных типов документов. Выбор варианта зависит от индивидуальных предпочтений и требований к документу.
Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?
Для прошивки документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок нужно следовать регламентирующим требованиям и правилам, установленным ГОСТом или другими нормативно-правовыми актами.
Какую нумерацию использовать и как правильно оформить документы – все это регламентирует регламент, который содержит пошаговые инструкции по составлению описи и процедуре прошивки.
Для прошивки необходимо подготовить все листы документации, сгруппировав их по нужному порядку. Затем необходимо пробить отверстия в листах документов в соответствии с регламентом проводов.
После этого, используя нитки, нужно прошить документы, придерживаясь регламентирующих требований. Это осуществляется с помощью специальных инструментов для прошивки.
Чтобы правильно прошить документы, необходимо ознакомиться с регламентом и следовать его указаниям на каждом шаге процесса прошивки.
Нитки для прошивки документов плотность
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
НИТКИ ШВЕЙНЫЕ ДЛЯ ИЗДЕЛИЙ ТЕХНИЧЕСКОГО И СПЕЦИАЛЬНОГО НАЗНАЧЕНИЯ
Sewing threads for technical and special manufactured goods. Specifications
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»
1 РАЗРАБОТАН Открытым акционерным обществом «Научно-исследовательский институт ниток «Петронить» (ОАО «НИИ ниток «Петронить») и Государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный университет технологии и дизайна» (ГОУ ВПО СПГУТД)
2 ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок — в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 6309-93 Нитки швейные хлопчатобумажные и синтетические. Технические условия
ГОСТ 6611.0-73 Нити текстильные. Правила приемки
ГОСТ 6611.1-73 (ИСО 2060-72) Нити текстильные. Метод определения линейной плотности
ГОСТ 6611.2-73 (ИСО 2062-72, ИСО 6939-88) Нити текстильные. Метод определения разрывной нагрузки и удлинения при разрыве
ГОСТ 6611.3-2003 (ИСО 2061-1995) Материалы текстильные. Нити. Методы определения числа кручений, укрутки и направления крутки
ГОСТ 6611.4-73 Нити текстильные. Методы определения влажности
ГОСТ 7000-80 Материалы текстильные. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение
ГОСТ 9481-2001 Ящики из гофрированного картона для химических нитей. Технические условия
ГОСТ 9733.0-83 Материалы текстильные. Общие требования к методам испытаний устойчивости окрасок к физико-химическим воздействиям
ГОСТ 9733.4-83 Материалы текстильные. Методы испытаний устойчивости окраски к стиркам
ГОСТ 9733.27-83 Материалы текстильные. Метод испытания устойчивости окраски к трению
ГОСТ 10681-75 Материалы текстильные. Климатические условия для кондиционирования и испытания проб и методы их определения
ГОСТ 12807-2003 Изделия швейные. Классификация стежков, строчек и швов
ГОСТ 13514-93 Ящики из гофрированного картона для продукции легкой промышленности. Технические условия
ГОСТ 15846-2002 Продукция, отправляемая в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение
ГОСТ 16958-71 Изделия текстильные. Символы по уходу
ГОСТ 18054-72 (ИСО 105-J02-87) Материалы текстильные. Метод определения белизны
ГОСТ 18321-73 Статистический контроль качества. Методы случайного отбора штучной продукции
ГОСТ 28073-89 Изделия швейные. Методы определения разрывной нагрузки, удлинения ниточных швов, раздвигаемости нитей ткани в швах
ГОСТ 28401-2001 Нити текстильные. Метод определения линейной усадки
ГОСТ 28753.1-90 Нитки швейные. Метод определения неравновесности
ГОСТ 29122-91 Средства индивидуальной защиты. Требования к стежкам, строчкам и швам
ГОСТ 30226-93 Нитки обувные. Хлопчатобумажные и синтетические. Технические условия
ГОСТ 30227-93 Нитки хлопчатобумажные и синтетические. Определение качества по порокам внешнего вида
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.