Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация структуры бухгалтерии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принято считать, что от основной причины возникновения ответственности за учетные ошибки – человеческий фактор – не застрахован никто. Между тем компании, оказывающие бухгалтерские услуги, имеют возможность компенсировать потери своих клиентов не в последнюю очередь благодаря страхованию профессиональной деятельности.
По каким требованиям должен вестись бухучет
К ведению бухучета предъявляются единые требования, вне зависимости от форм собственности организаций. К основным относят следующие:
- бухучет ведется предприятием непрерывно, начиная с момента его регистрации как юрлица вплоть до реорганизации или ликвидации согласно законодательству Российской Федерации;
- объекты бухучета отражаются по методу двойных записей на счетах бухучета, взаимосвязанных между собой, а также по методу простой записи (ведется на забалансовых счетах, входящих рабочий план счетов);
- ведется документирование активов, обязательств и прочих подтверждений хоздеятельности, также ведутся регистры бухучета и отчетности на русском языке;
- в данных аналитического учета оборотов и остатков соблюдается равенство (по счетам синтетического учета на первое число ежемесячно);
- все хозоперации и инвентаризации вовремя регистрируются без пропусков или каких-либо изъятий на счетах бухучета;
- организация устанавливает в своей учетной политике способ ведения бухучета;
- все текущие производственные затраты, а также затраты на работы, услуги и капитальные вложения отражаются в учете раздельно.
Ответственные за организацию и ведение бухучета должностные лица, не соблюдающие нормы и требования бухучета, которые предусматриваются законодательством РФ (включая требования, касающиеся искажения такой отчетности и несоблюдения сроков ее предоставления и публикации) будут привлечены к ответственности (она может быть дисциплинарной, административной или уголовной) согласно законам Российской Федерации.
В статье 7 Закона о бухучете №402-ФЗ указано, что ведение бухучета и хранение соответствующей документации должно быть организовано руководством экономического субъекта.
В обязанности руководителя экономического субъекта (кроме кредитных организаций) входит возложение ведения бухучета на главбуха или другое должностное лицо данного субъекта. Также он может заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета.
Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухучета исключительно на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может вести бухучет самостоятельно.
В ОАО (кроме кредитных), страховых организациях, негосударственных пенсионных и акционерных инвестиционных фондах, УК паевых инвестиционных фондов, а также в прочих экономических субъектах, которые имеют допущенные к обращению на биржевых торгах и у прочих организаторов торговли ценные бумаги (исключая кредитные организации), в органах управления внебюджетных госфондов и внебюджетных территориальных госфондов главбух или другое должностное лицо, занятое ведением бухучета, должны соответствовать следующим требованиям:
- иметь профессиональное высшее образование;
- обладать стажем работы, который связан с ведением бухучета или составлением финансовой отчетности (также допускается аудиторская деятельность) от 3 лет из последних 5 календарных, если высшее образование в этой сфере отсутствует — от 5 лет из последних 7 календарных;
- не иметь судимости в экономической сфере (неснятой и непогашенной).
Помимо Закона №402-ФЗ другие федеральные законы могут устанавливать дополнительные требования к главбуху или прочим должностным лицам, занимающимся бухгалтерской деятельностью.
Физлицо, с которым был заключен договор об оказании услуг по ведению бухучета экономическим субъектом, обязано соответствовать требованиям, прописанным в пункте 4 статьи 7 Закона №402-ФЗ. Юрлицо, с которым заключается подобный договор, должно иметь в штате более одного работника, который будет отвечать приведенным выше требованиям.
Банк России устанавливает требования, которым должен соответствовать главный бухгалтер кредитной организации.
Если между руководителем экономического субъекта и главбухом (или иным лицом, ведущим бухучет) возникают разногласия в отношении ведения бухучета, то есть два вида разрешения конфликта:
- данные первичной документации принимаются/не принимаются главбухом или иным лицом, занятым ведением бухучета (должностным или с кем заключен договор) к регистрации и накоплению в регистрах бухучета по письменному указанию руководителя экономического субъекта, принявшего единоличную ответственность за полученные в результате данные;
- объект бухучета отражается/не отражается главбухом или иным лицом, занятым ведением бухучета (должностным или с кем заключен договор) в финансовой отчетности по письменному указанию руководителя экономического субъекта, принявшего единоличную ответственность за отчетную дату, финансовые результаты и движения средств за отчетный период.
Основные определения бухгалтерского учета
Чтобы решить основные задачи бухгалтерского учета, необходим целый набор приемов и способов, которые в совокупности составляют метод бухгалтерского учета. Данный метод включает ряд важных элементов:
- бухгалтерские счета – действенный способ группирования текущих обязательств, имущества и операций;
- документирование – тщательное письменное фиксирование всей совершенной хозяйственной деятельности, что придает юридическую силу данным, отображенным в бухгалтерском учете;
- оценка – эффективный способ выражения денежных средств, а также их источников в денежном эквиваленте;
- инвентаризация – регулярная проверка числящегося на балансе организации имущества, которая проводится путем взвешивания, описания, подсчета, взаимной сверки, оценки выявленных средств, и дальнейшее сравнение полученных результатов с данными бухучета;
- двойная запись – взаимосвязанное отображение хозяйственных операций на счетах бухучета, при котором каждая операция одновременно вносится по дебету одного счета и кредиту другого счета на одинаковую сумму;
- бухгалтерский баланс – это один из главных источников информации, а также способ экономического группирования разного имущества организации согласно источников формирования, составу, размещению, выраженный в денежном эквиваленте и оформленный на определенную дату или период времени;
- бухгалтерская отчетность – группа показателей учета, которые отражены в форме таблиц и характеризующих непрерывное движение обязательств, имущества и финансового положения за определенный период времени;
- калькулирование – вычисление себестоимости одной единицы какой-либо продукции, работы, услуги, выраженной в денежном эквиваленте, другими словами расчет себестоимости.
Руководитель за все в ответе!
Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.
Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.
Кто такой заместитель главного бухгалтера и зачем он нужен
Заместитель главного бухгалтера чаще всего представляет собой высококвалифицированного специалиста из административно-управленческого персонала. Данные работники обычно считаются руководителями второго звена. То есть, традиционно главный бухгалтер относится к высшему руководящему составу, а в сфере его ответственности находится ведение потоков всей организации, принятие управленческих решений и контроль за работой всей бухгалтерии.
В то же время заместитель обычно выполняет рутинную деятельность, не связанную со столь высокой ответственностью и принятием важных решений. Часто задачей заместителей является руководство подчиненными бухгалтерами, контроль за исполнением текущих задач, подготовка основной отчетности и подобная деятельность. Соответственно таковому разделению трудовых обязанностей, на предприятии у главного бухгалтера в подчинении может находиться сразу несколько заместителей, которые реализуют выполнение своих задач в различных направлениях.
Статус бухгалтерской службы
Правовой статус бухгалтерской службы регулируется действующим законодательством, нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, а также за соблюдение действующего законодательства при выполнении фактов хозяйственной жизни несет ее руководитель. Он обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениями и службами, работниками, имеющими отношение к учету, порядка формирования и представления учетных документов для отражения в учете содержащихся в них данных.
Основу построения процесса учета в хозяйствующем субъекте любой формы собственности составляет организация работы учетного персонала.
Отношение главного бухгалтера к финансовому директору
В большинстве случаев финансовый директор является начальником главного бухгалтера и подчиняется ему по вопросам, связанным с учетом и финансовой отчетностью. Однако, данная иерархическая зависимость может быть исполнительной в зависимости от организационной структуры компании.
Возможен также вариант, когда главный бухгалтер подчиняется финансовому директору, а затем сам подчиняется директору финансовой службы (так называемый «двойной подчиненный»). В этом случае, главный бухгалтер выполняет функции помощника или заместителя директора финансовой службы и руководит подразделением бухгалтерии.
Формально главный бухгалтер может иметь подчиненных, но он также отвечает перед финансовым директором и другими руководителями компании. Он тесно сотрудничает с финансовым директором в вопросах учета и отчетности, помогает принимать финансовые решения, а также осуществляет контроль за исполнением бухгалтерских процессов.
Отношения между главным бухгалтером и финансовым директором должны быть эффективными и взаимовыгодными. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал свои обязанности и права, а также смог найти компромисс в случае разногласий.
Главный бухгалтер отвечает за финансовую деятельность компании и непосредственно руководит всем подразделением бухгалтерии, в то время как финансовый директор отвечает за финансы компании в целом. Оба сотрудника имеют свои обязанности и полномочия, которые определены законодательством и внутренними нормативными документами компании.
Регламентируемое распределение полномочий между двумя ключевыми должностями
Главный бухгалтер является начальником бухгалтерии и заместителем финансового директора. Его работник непосредственно отвечает за ведение бухгалтерского учета, составление и сдачу финансовой отчетности, а также контроль за исполнением финансовых обязательств организации. Главный бухгалтер обязан знать действующее законодательство в области бухгалтерии и финансов, а также следовать установленным процедурам и правилам организации.
При этом финансовый директор, являющийся руководителем всей финансовой службы, обладает более широкой полномочиями и отвечает за развитие стратегии финансового управления организации, ее финансовую стабильность и прибыльность. Финансовый директор определяет общие приоритеты финансовых операций, устанавливает критерии для принятия финансовых решений и контролирует исполнение бюджета. Он также отвечает за анализ и планирование финансовых показателей, внутренний контроль и управленческую отчетность.
В законодательстве Российской Федерации установлено, что главбух, как заместитель финансового директора, должен подчиняться одному лицу — финансовому директору. Однако, в зависимости от структуры организации, финансовый директор может быть подчинен руководителю другой службы, и главбух будет отчитываться об исполнении своих обязанностей перед руководителем этой службы.
Таким образом, регламентируемое распределение полномочий между главным бухгалтером и финансовым директором определяется внутренними документами организации, правилами и структурой руководства. Несмотря на то, что главный бухгалтер и финансовый директор обладают определенной самостоятельностью в своей работе, они все же должны подчиняться установленным внутренним правилам и процедурам организации, а также соблюдать законодательство в области финансов и бухгалтерии.
Главный бухгалтер имел право требовать исполнения своих указаний по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений от всех работников организации с момент принятия первого Закона о бухгалтерском учете от 21.11.1996 № 129-ФЗ. И эта норма оставалась неизменной чуть более 15 лет. Однако в новом Законе о бухучете, принятом в 2011 году, этой нормы не стало. И вот спустя семь с половиной лет главные бухгалтеры вновь получили право исполнения своих требований — соответствующая норма появилась в Законе о бухучете. И это правильно!
Однако теперь эта норма звучит так:
Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.
Требование в письменной форме выполнения своих указаний у главбуха может вызвать неоднозначную реакцию. С одной стороны, если какому-то нерадивому работнику направить письменное уведомление о его «грехах» перед бухгалтерией, то это может существенно повысить исполнительскую дисциплину. Ведь за неоднократное невыполнение требований главбуха такого работника будет проще привлечь к дисциплинарной ответственности. С другой стороны, на практике «грешными» перед бухгалтерией бывают многие работники и не только рядовые. Поэтому каждому направлять такие письменные обращения об исправлении «грехов» будет слишком трудоёмко.
Но и не выполнить требования Закона о бухучете о письменной форме требования главному бухгалтеру нельзя.
ИЗМЕНЕНИЕ 7. РУКОВОДИТЕЛЬ И ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР — ОДНО ЛИЦО
Теперь возложить ведение бухгалтерского учета на себя может только руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства, кроме кредитных организаций (ч. 3 ст. 7 Закона о бухучете). раньше вести бухучет лично могли руководители любых организаций (подп. «г» п. 2 ст. 6 Закона № 129-ФЗ).
Какие организации относятся к субъектам малого и среднего предпринимательства?
Критерии отнесения организаций к субъектам малого и среднего предпринимательства установлены в ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в российской Федерации» и в постановлении Правительства РФ от 09.02.2013 № 101 «О предельных значениях выручки от реализации товаров (работ, услуг) для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства».
Правовой статус и организация бухгалтерской службы
За организацию бухгалтерской службы на любом предприятии (в организации) отвечает руководитель.
Ст. 6 Закона установлено, что он может:
- вести учет лично
- передать эту функцию бухгалтеру, специализированной компании, централизованной службе
- нанять бухгалтера
- организовать службу во главе с главбухом
Это значит, что форма ведения учета определяется без участия собственников. На практике самостоятельно ведут бухучет только ИП.
На каждом предприятии организуется структура управления, состоящая из отдельных подразделений и лиц. Бухгалтерия организуется для сбора первичных документов, их группирования, обработки, учета. Структура и формы взаимодействия с другими подразделениями зависят от размеров предприятия (организации).
Бухгалтерия обеспечивает руководителя экономической информацией для принятия управленческих решений: объеме и использовании ресурсов, процессах хозяйственной деятельности, расчетах, долгах, результатах. Структура этого подразделения и количество работников определяется, базируясь на масштабы деятельности, особенности отрасли технологии производства.
Структура бухгалтерии может быть:
- иерархическая (линейная)
- вертикальная
- комбинированная (функциональная)
Линейная структура используется на небольших предприятиях. Все работники подразделения подчиняются главбуху. Вертикальная структура – это организация дополнительных групп, отделов, возглавляемых старшими бухгалтерами. Комбинированная структура – подразделения по бухучету по участкам. Права главбуха имеют руководители подразделений.
Порядок подготовки и аттестации профессиональных бухгалтеров
Подготовку и аттестацию проводит Институт профессиональных бухгалтеров (ИПБ).
Согласно протоколу № 12/-07 Президентского совета ИПБ аттестация обязательна для:
- главбухов, бухгалтеров-консультантов
- налоговых консультантов и бухгалтеров, занимающихся налоговым учетом
- бухгалтеров по МСФО
- бухгалтеров бюджетных учреждений
- внутренних аудиторов
Продолжительность обучения для главбуха от 240 часов. Учиться можно:
- очно (в вузах и учебно-методических центрах)
- заочно (самостоятельно при помощи компьютерного учебника, созданного ИПБ и методических пособий)
- очно-заочно (120 часов очно, остальное время при помощи компьютерного учебника, созданного ИПБ и методических пособий)
Сдаются 2 экзамена:
- письменно-устный (для обучающихся заочно-очно и очно) или дистанционный (при заочном обучении)
- тестирование (для всех форм обучения)
Чтобы получить аттестат, необходимо хорошо знать:
- правовое регулирование
- налогообложение
- управленческий учет и менеджмент
- учет, отчетность, аудит
Тестирование проводится через сайт ИБП. При положительном результате претендентам в течение месяца выдаются аттестаты со сроком действия 5 лет. Чтобы продлить действие, необходимо уплатить сумму, равную 10-и кратному объему минимальной зарплаты. Повторно сдавать экзамен не нужно, если нет претензий аттестующего органа или других предприятий (организаций).
Может ли главный бухгалтер подчиняться заместителю генерального директора
- Распределение ответственности между начальником компании и главным бухгалтером.
- Детализация процесса решения проблем среди начальника и главного бухгалтера.
- Введение особых условий квалификации к главным бухгалтерам весьма существенных организаций для общества, акции каких котируются на рынке интернационального типа.
- Неимение распоряжения имения аттестата квалифицированного бухгалтера.
- Лимитация в проведении бухучета сугубо для начальника компании.
- Неимение отдельных норм Законодательством четко показаны подчиненность, полномочия, обязательства и ответственность главбуха, обязательность его правил по формированию документов хозяйственных процессов и предоставление в бухгалтерию важных бумаг и информации для каждого сотрудника компании. Закон о бухучете не будет иметь представленные нормы.
Важно
Так, финансовый директор может распоряжаться финансовыми средствами компании, принимать решения о том, куда их направить, а главный бухгалтер – нет, он только выполняет распоряжения руководства по этому поводу. Но при этом главный бухгалтер, выполняя указания, следит за тем, чтобы финансовые операции велись в соответствии с законодательством, не “портили” отчетность, соответствовали общей финансовой стратегии предприятия, были проведены максимально грамотно и корректно. Финансовый директор анализирует как внутреннюю так и внешнюю финансовую инфраструктуру, в то время как главный бухгалтер сосредоточен только на внутренней.
Финансовый директор занимается построением максимально эффективной финансовой модели на предприятии, а главный бухгалтер следит за тем, чтобы она соответствовала законам и нормативам хозяйственной деятельности.
Так, когда главный бухгалтер показывается начальником бухгалтерии, какая по работающей структуре вливается в состав финблока, можно:
- Предположить его повиновение конкретно директору по финансам.
- Переписать процесс координации решения, права и ответственности главбуха в локальном акте при обыкновенном его повиновении напрямую основному директору.
Предвидеть, что главбух повинуется:
- Главному директору – по всем проблемам, какие обращаются к его компетенции в сфере бухучета, иными словами нужно лишь его командам и требованиям.
- Финдиректору – по основным вопросам, которые обращаются к компетенции финдиректора.
Стоит обратить внимание, что вопросы повиновения по службе не показываются переменой ни в трудовой работе, ни каких-то иных положениях трудового договора, а это значит, дозволение главного бухгалтера для перехода их в работу, не надо.
Сегодня мы поговорим о том, чем отличаются должности финансовый директор и главный бухгалтер на предприятии. Бывает, что в одной компании есть обе этих должности, бывает – только одна из них. В чем-то они схожи, но все же есть и существенные отличия, которые я и рассмотрю ниже.
ИЗМЕНЕНИЕ 2. ВВЕДЕНИЕ ОДНОУРОВНЕВОЙ ПОДПИСИ
В первичных учетных документах и в бухгалтерской отчетности подпись главного бухгалтера теперь не обязательна. вместо двухуровневой подписи, предусмотренной Законом № 129-ФЗ, Закон о бухучете ввел одноуровневую подпись — только руководителя организации. Главному бухгалтеру теперь остается лишь визирование финансовых документов и отчетности, причем только в том случае, если порядок визирования работодатель установит в локальном нормативном акте.
В настоящее время вносим изменения в должностную инструкцию главного бухгалтера. «Споткнулись» на его полномочиях. Например, право подписи документов. Как известно, в настоящее время на финансовой документации достаточно одной подписи — руководителя организации. Но как же быть с требованиями о двухуровневой подписи, содержащимися в нормативных документах по бухучету, которые официально не отменены?
В новом Законе о бухучете отсутствуют положения о необходимости подписи главного бухгалтера на денежных и расчетных документах, документах, подтверждающих финансовые и кредитные обязательства, а также на документах, которыми оформляются операции с денежными средствами, как это было предусмотрено ранее в абз. 3 п. 3 ст. 7, абз. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ.
В то же время в соответствии с ч. 1 ст. 30 Закона о бухучете до утверждения федеральных и отраслевых стандартов бухгалтерского учета, предусмотренных этим Законом, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до дня вступления Закона в силу. В числе таких документов, например, Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н (далее — Положение о бухучете).
Абзацами 2 и 3 п. 14 Положения о бухучете предусмотрено, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. Таким образом, Положение о бухучете по существу повторяет и уточняет утратившие силу нормы Закона № 129-ФЗ.
Нормы подзаконных нормативных правовых актов, прямо корреспондирующие с утратившими силу положениями Закона № 129-ФЗ, Также утратили силу. Закон о бухучете устанавливает требования к первичным учетным документам, среди которых отсутствуют требования наличия подписи главного бухгалтера. Специальных требований для каких-либо отдельных видов первичных учетных документов в Законе не содержится.
Статья 30 Закона № 402-ФЗ говорит только о применении правил ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности. При этом нормы абз. 3 п. 14 Положения о бухучете не содержат правил ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности, а касаются вопросов действительности финансовых и кредитных обязательств и понятия таких обязательств.
Между тем данные вопросы регулируются гражданским законодательством РФ и не относятся к сфере регулирования бухгалтерского учета исходя из понятия бухгалтерского учета, данного в статье 1 Закона о бухучете. На этом основании нормы абз. 2, 3 п. 14 Положения о бухучете с 1 января 2013 г. не подлежат применению.
Вместе с тем после 31 декабря 2012 г. порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами на основании законодательства РФ, в частности Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П. На этом основании подпись главного бухгалтера по-прежнему нужна на кассовых документах: в кассовой книге 0310004, на приходных кассовых ордерах 0310001, на расходных кассовых ордерах 0310002.
Согласно ч. 8 ст. 13 Закона о бухучете бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта. В отличие от п. 5 ст. 13 Закона № 129-ФЗ подпись главного бухгалтера (должностного лица, ведущего бухгалтерский учет) на бухгалтерской отчетности теперь не нужна.