Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое инвентаризационная опись?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После — проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.
Применение ФСБУ 28/2023
ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» применяется с 1 апреля 2025 года, при этом организация может принять решение о применении нового стандарта до указанного срока.
Соответственно, с названной даты не действуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.07.1995 № 49. Положения иных нормативных правовых актов, связанные с вопросами инвентаризации, с 1 апреля 2025 года применяются в части, не противоречащей ФСБУ 28/2023 (например, п. 26–28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
Поскольку организация вправе начать применять ФСБУ 28/2023 досрочно, то есть до 1 апреля 2025 года, при принятии решения о раскрытии данного факта в бухгалтерской отчетности организации необходимо учитывать существенность информации о нем с точки зрения пользователей бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2024 год проводится по старым правилам, за исключением случая, когда организация решит начать применять ФСБУ 28/2023 досрочно.
Порядок проведения инвентаризации
При проведении инвентаризации фактическое наличие должно выявляться по всем активам и обязательствам, считающимся объектами этой инвентаризации. Фактическое наличие активов и обязательств должно выявляться путем установления их действительного существования, оценки их состояния и обоснованности нахождения у экономического субъекта.
Фактическое наличие объектов инвентаризации должно определяться:
-
путем подсчета, взвешивания, обмера, осмотра. В случае, когда применение способов выявления фактического наличия отдельных видов активов, предусмотренных ФСБУ 28/2023, невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация);
-
путем проверки документов, выполнения расчетов в отношении активов, относящихся к нематериальным активам и капитальным вложениям в них, денежным средствам на счетах в кредитных и иных организациях, финансовым вложениям, дебиторской задолженности, и иных аналогичных активов, обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств, источников финансирования деятельности экономического субъекта, объектов бухгалтерского учета, которые согласно федеральным стандартам бухгалтерского учета не признаются в составе обязательств, но подлежат отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности, имущественных прав и обязательств, не учтенных экономическим субъектом.
Порядок заполнения бланка инвентаризационной описи с примером
Начнем с шапки. Далеко не все поля, которые там представлены, обязательные. Например, вид деятельности, он же код ОКОНХ, указывается как основной реквизит, хотя в ряде других документов он пропускается. А графа «Вид операции» часто пустует, поскольку не все организации официально используют систему кодов. Также можно ничего не писать в строке «структурное подразделение». Отметим, что в местах, где ничего указать, не нужно ставить прочерки или иные знаки отсутствия данных, достаточно оставить его пустым.
Проведение проверки активов и обязательств
Инвентаризация — это сверка наличия и состава объектов по факту со сведениями бухучета. Комиссия осуществляет ревизию в полном составе, иначе ее итоги не действительны. При осуществлении проверки обязательно присутствует МОЛ. Материальные ценности подсчитываются, взвешиваются и измеряются.
Для инвентаризации НМА и финансовых вложений сверяются документы, свидетельствующие о праве организации на них, со сведениями бухучета. Так комиссия проверяет наличие и корректность оценки активов, не имеющих материальной формы.
При проверке обязательств анализируется корректность и обоснованность размеров дебиторской и кредиторской задолженности, для чего оцениваются:
- обязательства по возврату займов и кредитов;
- суммы кредиторской задолженности перед контрагентами;
- долги перед бюджетом по налогам и страхвзносам;
- долги перед сотрудниками по зарплате;
- суммы дебиторской задолженности клиентов.
Инвентаризация активов и обязательств по ФСБУ 28/2023
ФСБУ 28/2023 используется для инвентаризации активов и обязательств, но он не предназначен для бюджетных учреждений.
Инструкция по инвентаризации на основании нового стандарта:
- Издать приказ, в который включить список проверяемых объектов, дату начала и завершения ревизии и обязанности комиссии.
- Создать комиссию — одну или несколько, если большой объем инвентаризации. При проведении ревизии должно присутствовать не меньше 4/5 членов комиссии, в противном случае итоги проверки недействительны (п. 19, 21 стандарта). Можно не формировать комиссию в ситуациях, указанных п. 22 стандарта.
- МОЛ перед проверкой (п. 26, 27 стандарта) передает комиссии последнюю приходную и расходную документацию по ТМЦ, а также расписки, что к началу проверки эти документы сданы в бухгалтерию или комиссии, все ТМЦ оприходованы, выбывшие ТМЦ списаны.
- Подготовить инвентаризационные описи.
- При проверке активов и обязательств по факту установить, что они точно есть в наличии, оценить их состояние и обоснованность присутствия в организации (п. 3 стандарта). Фактическое наличие определяется с учетом п. 4 стандарта:
- по актива и объектам на забалансовых счетах — подсчет, взвешивание, обмер, осмотр, видео- и фотофиксация;
- по НМА, финансовым вложениям, деньгам на расчетном счете, дебиторской задолженности — проверка документации и проведения расчетов.
- При обнаружении расхождений отразить их в бухучете на основании квалификации, утвержденной директором (п. 9 стандарта).
- Приложить к документально оформленным итогам инвентаризации различные технические расчеты, акты обмеров, пояснения материально ответственного лица по пересорту (п. 5, 35 стандарта).
- При наличии неучтенного имущества и объектов, не отражаемых в составе активов и обязательств, а фиксируемых на забалансовых счетах, составить дополнительные документы (п. 6, 32 стандарта).
- Отразить итоги инвентаризации в бухучете записями на 31 декабря отчетного года. По активам, проверку которых провели в периоде наименьших остатков, а также активам, проверку которых провели не раньше 1 октября, можно зафиксировать ее итоги в периоде, когда она окончена, но не позже 31 декабря отчетного года (п. 10 стандарта).
Отражение результатов инвентаризации
После окончания контрольного мероприятия в бухгалтерию предоставляется ведомость. Компания может разработать ее самостоятельно или взять унифицированную ИНВ-26. Бухгалтеры вносят в учет изменения, руководствуясь правилами:
- Излишки приходуются на соответствующие счета (10,41) в корреспонденции с 91, то есть учитываются, как доходы от прочих операций
- Недостатки делятся на две категории: в пределах норм и сверх норм. Первые списываются на в расходы, вторые считаются недостачей и возлагаются на материально-ответственных лиц
- Пересортица может идти в зачет, если касается одного периода, одного материально-ответственного лица, одной товарной группы.
Инструкция по заполнению
Регистр 0504087 необходим для фиксации результатов проведенной в бюджетном учреждении инвентаризации нефинансовых активов. В конце статьи вы увидите, как выглядит заполненная инвентаризационная опись ф 0504087, пример заполнения для бюджетного учреждения можно скачать бесплатно.
В описи подлежат заполнению следующие разделы:
- вводная часть;
- расписка;
- табличная часть.
В вводной части в обязательном порядке указывается место, где осуществлялась инвентаризация, реквизиты документа-основания проведения инвентарных процедур (приказ, распоряжение), их сроки, а также перечень ответственных лиц.
После введения сведений в заголовок исполнителю необходимо заполнить расписку, в которой отмечается, что к началу проведения инвентаризационных процедур в бухгалтерию предоставлена вся необходимая документация, подтверждающая приход и расход нематериальных активов. Важно помнить, что перед началом процедуры в учреждении не должно быть активов, не принятых к учету или не списанных в расход.
Далее заполняется табличная часть. В обновленном регистре таблица дополнилась новыми графами — 8, 9, 10, 17, 18. На страницах 2 и 3 формы 0504087 заполняются следующие столбцы:
- Указывается номер фонда по порядку.
- Вводится наименование нефинансового актива.
- Отмечается его инвентарный номер (для инвентарных объектов) или код (заводской номер или сведения о серии, партии).
- Вносится единица измерения.
- В графах 5–7 определяется оценочная стоимость или цена инвентарного объекта, а также его количество.
- В новых графах 8 и 9 указываются статус объекта учета (состояние имущественного фонда на момент инвентарных процедур) и целевая функция (способы вовлечения его в финансово-хозяйственную деятельность учреждения).
- В столбец 10 вносится номер счет бухучета, в 11 — количество, а в 12 — балансовая стоимость объекта.
- В графах с 13 по 16 определяются количественные и денежные показатели отклонений — недостач и излишков.
- В новых столбцах 17 и 18 записываются сведения о несоответствующих критериям признания активами объектах — их количество (17) и сумма (18). Суммарная величина определяется следующим образом:
гр. 18 = гр.17 × (гр. 12 / гр. 11).
- В столбце 19 указываются примечания — данные, которые не подпадают под значение предыдущих ячеек таблицы.
В обновленную форму 0504087 добавилась страница № 4, в которой ответственные лица соглашаются с результатами проведенной инвентарной процедуры и приводят свои заключения по итогам проверки. Также на четвертой странице отмечаются причины обнаруженных расхождений.
Срок хранения инвентаризационной описи в бюджетном учреждении составляет не менее пяти лет.
Оформление (заполнение) инвентаризационных описей (сличительных ведомостей, актов)
- — описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом;
- — в случае заполнения описи ручным способом возможно использование как чернил, так и шариковой ручки. Заполнять опись необходимо четко и ясно, без помарок и подчисток;
- — на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны;
- — исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей;
- — в описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
Сличительные ведомости (форма ИНВ — 19) составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации
Кроме того, проверка имущества проводится при реорганизации фирмы и ее готовящейся ликвидации, а также по форс-мажорным обстоятельствам (пожарам, затоплениям, авариям и т.п.). Инвентаризация может проводиться как на добровольной основе, так и принудительно, как разово, так и регулярно, при этом ее длительность может варьироваться от нескольких часов до нескольких дней. На крупных предприятиях инвентаризация проводится отдельно по каждому структурному подразделению.
Причины для инвентаризационных мероприятий могут быть самые различные: надвигающиеся годовые отчеты по бухгалтерии и налогам, смена материально-ответственного сотрудника, кражи, хищения, иные злоупотребления имуществом организации, предстоящая передача объектов основных средств арендатору или новому владельцу.
Отражение в учете инвентаризационных разниц
При инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (п. 79 СГС «Концептуальные основы»).
Напомним, что согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, для казенных учреждений предусмотрены следующие формы для документального оформления проведения инвентаризации.
|
№ формы |
Наименование формы |
|
0504835 |
Акт о результатах инвентаризации |
|
0504082 |
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств |
|
0504086 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов |
|
0504087 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов |
|
0504088 |
Инвентаризационная опись наличных денежных средств |
|
0504089 |
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
|
0504091 |
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям |
|
0504092 |
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации |
Оформление документов по инвентаризации объектов ОС
Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
В целях инвентаризации объектов основных средств применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись).
В инвентаризационной описи отражается следующая информация:
|
Графа |
Информация, отражаемая в инвентаризационной описи по объектам основных средств |
|
1 |
Порядковый номер |
|
2 |
Наименование объекта |
|
3 |
Для инвентарных объектов бухгалтерского учета – инвентарный номер, для иных – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект (серия, партия, заводской номер или иная информация) |
|
4 |
Единица измерения |
|
5 |
Оценочная стоимость, которая определяется в отношении объекта: – предназначенного для реализации; |
|
6 |
Фактическое наличие (состояние) количества объектов |
|
7 |
Сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6) |
|
8 |
Информация о состоянии объекта на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот (например, для объектов основных средств: «эксплуатация», «требует ремонта», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»)* |
|
9 |
Информация о возможных способах вовлечения объектов в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо – при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта (например, для объектов основных средств: «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация») |
|
10* |
Номер (код) счета бухгалтерского учета |
|
11* |
Количество объектов по данным бухгалтерского учета |
|
12* |
Балансовая стоимость объекта |
|
13 |
Количество объектов, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета |
|
14 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11) |
|
15 |
Количество объектов, превышающих данные бухгалтерского учета |
|
16 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5) |
|
17 |
Количество объектов, в отношении которых инвентаризационной комиссией установлено их несоответствие условиям признания их активами |
|
18 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11) |
|
19 |
Информация, не нашедшая отражения в предыдущих графах (об объектах учета, в отношении которых выявлена недостача, о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации и др.) |
Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.
Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Аналитический учет дебиторской и кредиторской задолженности в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
Планируется ли добавить отдельное субконто «Дата исполнения» на счетах расчетов 205.00 «Расчеты по доходам», 302.00 «Расчеты по принятым обязательствам» и др. в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»? По каким именно счетам?
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 (далее — БГУ2, не предполагается добавлять на счета учета дебиторской и кредиторской задолженности субконто «Дата исполнения» для учета задолженности в разрезе дат исполнения по ряду причин:
- Согласно требованиям Стандартов «Аренда» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н), «Долгосрочные договоры» (утв. приказом Минфина России от 29.06.2018 № 145н) и др. дебиторская и кредиторская задолженность по договору аренды или иному долгосрочному договору отражается в учете в сумме «за весь срок действия долгосрочного договора» (п. 11 Стандарта «Долгосрочные договоры»), «за весь срок пользования имуществом» (п.п. 20, 24 Стандарта «Аренда»). По таким договорам для остатка задолженности, сформированного на счетах бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности, невозможно указать одну-единственную дату исполнения обязательств, даты исполнения обязательств заданы некоторым графиком исполнения обязательств (графиком платежей по договору). Использование нового субконто «Дата исполнения» для учета задолженности в разрезе дат исполнения привело бы к необходимости формирования бухгалтерских записей вида Д-т 205.00 (новая дата исполнения) К-т 205.00 (старая дата исполнения) при каждой корректировке сроков исполнения по договору. Это привело бы к увеличению оборотов по счетам учета дебиторской и кредиторской задолженности и неверному заполнению показателей бухгалтерской отчетности. Подобные бухгалтерские записи Д-т 205.00 К-т 205.00, Д-т 302.00 К-т 302.00 и т.д. при корректировке сроков исполнения по договору не предусмотрены Инструкциями по бухгалтерскому (бюджетному) учету.
- На некоторых счетах учета дебиторской и кредиторской задолженности в БГУ2 уже используются все три доступных субконто, например, на счетах 205.51–205.53, 205.61–205.63, 302.40 и др. ведется учет в разрезе субконто «Контрагенты», «Договоры» и «Виды целевых средств» для учета по кодам цели (п. 200 Инструкции № 157н).
- Многие учреждения, использующие БГУ2, уже применяют субконто 3 на счетах учета дебиторской и кредиторской задолженности для ведения собственной аналитики, например, субконто «Направление деятельности». Введение нового субконто «Дата исполнения» на счетах учета дебиторской и кредиторской задолженности привело бы к исчезновению такой возможности.
Как оформить инвентаризацию документально
Перед проведением плановой или неплановой инвентаризации необходимо издать приказ. Форму приказа организация может разработать самостоятельно. В этом случае форму разработанного документа необходимо описать в локальных документах организации и утвердить. Также можно использовать уже существующую унифицированную форму ИНВ-22. Существует также журнал учета инвентаризаций. В нем фиксируются все проведенные в организации инвентаризации. У журнала есть унифицированная форма ИНВ-23. Результаты проверки инвентаризации фиксируются в так называемых инвентаризационных описях. В описях фиксируются разные сведения об имуществе организации, например, количество, наименование, инвентарные номера и т.д. Существуют унифицированные формы инвентаризационных описей. Они приведены в следующей таблице.
| Имущество, проверяемое в процессе инвентаризации | Унифицированная форма |
| основные средства | ИНВ-1, ИНВ-18 (сличительная ведомость) |
| нематериальные активы (НМА) | ИНВ-1а, ИНВ-18 (сличительная ведомость) |
| товарно-материальные ценности | ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-19 (сличительная ведомость) |
| товарно-материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении или в пути | ИНВ-5, ИНВ-6 |
| наличные денежные средства | ИНВ-15 |
| драгметаллы, драгоценные камни | ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9 |
| ценные бумаги и БСО | ИНВ-16 |
| дебиторская, кредиторская задолженности | ИНВ-17 |
Если при инвентаризации выявлены недостачи или излишки, оформляется сличительная ведомость. Итоговым документом, в котором отражается вся информация по проведенной инвентаризации, является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки. Унифицированная форма этого документа — ИНВ-26.
Как отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете
Излишки в бухгалтерском учете приходуются по рыночной стоимости. НДС и акцизы при этом не учитываются. Дата оприходования должна соответствовать дате инвентаризации. Основные проводки по ситуациям, возникшим в результате проведения инвентаризации, отражены в таблице.
| Хозяйственная операция | Проводка | |
| Дебет | Кредит | |
| Выявлены излишки в ходе инвентаризации, а именно | ||
| основные средства | 08 | 91 «Прочие доходы» |
| материалы | 10 | |
| товары | 41 | |
| готовая продукция | 43 | |
| Имущество, выявленное в процессе инвентаризации, оказалось неликвидным | ||
| материалы | 91 «Прочие расходы» | 10 |
| товары | 41 | |
| готовая продукция | 43 | |
| списано имущество в пределах норм естественной убыли | 20, 23, 25, 44 | 94 |
| недостача отнесена на материально ответственное лицо | 73 | 94 |
| Недостача удержана из зарплаты материально ответственного лица | 70 | 73 |
| Списан убыток в связи с отсутствием виновных лиц | 91 «Прочие расходы» | 94 |
Если в процессе инвентаризации выявилось ненужное, неликвидное, морально устаревшее имущество, его необходимо списать на 91 счет. Для налогового учета все излишки, выявленные в процессе инвентаризации, признаются внереализационным доходом. Это сказано в статье 250 Налогового Кодекса. Их необходимо оприходовать по рыночным ценам без НДС и акцизов. Это сказано в статье 274 Налогового Кодекса РФ. Если в результате инвентаризации обнаружилась пересортица, то в этом случае излишки и недостачи необходимо засчитать между собой. Засчитать между собой излишки и недостачи можно только за проверяемый период, по одним и тем же ценностям у одного и того же материально ответственного лица. По пересортице материально ответственные лица также обязаны предоставить письменные объяснения. Недостача также может быть результатом естественной убыли. Такую недостачу нужно отнести на счет затрат организации.