Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно сшить и пронумеровать документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий и специальные журналы, тома с исполнительной и другие документы. Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять.
Прошито, пронумеровано и скреплено печатью образец word, excel
Перед тем как сшивать документы пронумеруйте листы. Согласно правил делопроизводства нумерация должна быть в правом верхнем углу. Хотя я нумеровал и с права внизу. Когда прошиваете журнал не затягивайте нитку так чтобы она мешала журналу открываться. Завязываем. Затем на узел нитки наклеиваем бумажку «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». Когда клей подсохнет пишем количество листов, ставим подпись и печать так чтобы часть отпечатка выходила за пределы наклейки. Хвостики нитки должны торчать из под наклейки. Ниже можно скачать образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» в форматах word и excel. Рекомендую настрич сразу несколько таких наклеек. Бывает что в командировке нет ни времени на их изготовление, ни принтера.
Пошаговое руководство по прошивке
Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.
При прошивке документов соблюдается такая последовательность:
- Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
- Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
- Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
- Следующий шаг – это проделывание дырок . После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
Где найти правила нумерации и прошивания документов
Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.
Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново.
Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.
Многие из нас на работе постоянно сталкиваются с потерей тех или иных документов или отдельных листов из них. Часто простой сортировки документов по ящикам стола или папкам недостаточно.
Документы долговременного хранения прошивают в четыре прокола в твердую обложку с учетом возможности прочтения всего объема текста.
Схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. Главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия. Обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3. Затем оба конца нити должны быть выведены с обратной стороны книги. Завяжите узел и оставьте с каждого конца нити по 7 см. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны.
Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье.
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Как правильно нумеровать и сшивать журнал в 2023 году?
Нумерация и сшивание журналов — важные аспекты организации работы с документами в 2023 году. Соблюдение определенных правил поможет вам найти нужную информацию и обеспечить правильное хранение календаря.
Одно из основных правил нумерации календаря по страницам заключается в том, чтобы пронумеровать каждую страницу календаря, начиная с первой и заканчивая последней. Пронумерованные страницы облегчают навигацию по документу и позволяют быстро найти нужный список.
Нумерация календарей также играет важную роль в их правильном хранении. Чтобы правильно скрепить календари, необходимо следовать принципу нумерации и выбирать для этого качественные шнуры или нитки. Правильное скрепление позволяет сохранить целостность журнала и избежать потери или перепутывания страниц.
Если вы не знаете принципов нумерации и скрепления журнала, проконсультируйтесь со специалистом или найдите соответствующую информацию в справочной литературе или Интернете. Важно придерживаться правильной практики, чтобы избежать ошибок и обеспечить эффективное использование журнала.
Неправильная нумерация и неправильное сшивание могут привести к негативным последствиям, включая потерю информации и трудности с поиском нужного файла. Поэтому для эффективного использования календаря в 2023 году необходимо уделить должное внимание правильной нумерации и сшивке календаря.
Как и на какие нитки должны скрепляться журналы
Скрепление журналов является важной частью их оформления. Чтобы правильно скрепить журналы, необходимо знать основные принципы и правила нумерации и регистрации документов.
Первым шагом в скреплении журналов кодом является подсчет страниц. Если внимательно просмотреть каждую страницу, то можно обнаружить неправильно пронумерованные или отсутствующие страницы. Нумерация должна начинаться с первой и заканчиваться последней страницей.
Для обеспечения надежного и прочного крепления в шнуровых журналах используются специальные нити. Нитки могут быть разных цветов и толщины в зависимости от дизайнерских предпочтений и требований. Они могут быть прошиты или завязаны узлом для предотвращения распускания нити.
Основной принцип скрепления журналов шнуром заключается в том, что нить должна проходить через пронумерованные страницы листа. Нить должна быть достаточно тугой, чтобы ослабить шнуры, но не слишком тугой, чтобы не разрушить бумагу.
Скрепление журналов — важный этап в их конструкции. Правильное скрепление обеспечивает надежность и долговечность журнала, а также придает ему эстетичный вид. Не следует пренебрегать правилами и принципами скрепления, так как неправильное скрепление может привести к порче или потере документов.
Основные принципы нумерации журналов
- Нумеровать журналы следует по листам или страницам. В зависимости от предпочтений и удобства работы, можно выбирать один из этих вариантов.
- Сшивать журналы можно различными способами: использование скрепки, ниток, шнуров и т.д. Важно выбрать надежный способ, который обеспечит прочное скрепление журнала.
- Правила нумерации следует привести к общему виду для всех журналов в году. Например, можно использовать пронумерованные страницы календаря, начиная с номера 1 каждого месяца.
- Учитывать положения о сшивании и нумерации журналов, которые могут быть установлены соответствующими органами надзора или внутренними правилами организации.
- При сшивке журналов следует быть внимательным к правильности нумерации. Неправильная нумерация будет считаться некорректной и может создать проблемы в работе с документами.
Как правильно вести журнал регистрации вводного инструктажа
Журнал вводного инструктажа — это книга форматом А4. Количество страниц в книге выбирает инженер по охране труда или другое лицо, ответственное за ведение журнала. Для практического удобства чаще всего выбирается журнал на 48 страниц.
- информация должна заполняться согласно названию конкретной графы;
- нельзя пропускать строчки (грубое нарушение). Дело в том, что потом в эту чистую строчку могут быть внесены данные про инструктаж, который не проводился вообще;
- не допускаются грамматические ошибки во время заполнения. Наличие ошибок может быть поводом для признания факта непроведения беседы с сотрудником (например, в случае производственной травмы особа может доказать, что инструктаж не проводился).
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Коллеги подскажите специалисту фигову
Нашел вот что.
«Берете журнал. Делаете два отверстия внизу журнала (сантиметров примерно 2-3, широкое расстояние смотрится не очень красиво). Втягиваете ниточку (желательно толстенькую) с последней страницы к первой, нанизываете картоночку шириной 1,5 на 3,5 см примерно, чтобы ниточка-петелька не резала странички. Продеваете ниточку обратно на последнюю страничку. На обороте ниточку завязываете. концы оставляете свободными. Наклеиваете небольшую бумажку (примерно 5*5см и лучше очень тоненькую , а не картонку). Пишите, начиная с чистого места возле нее и захватывая место на бумажке : «В настоящей книге («журнале -что именно у вас») пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ХХ(цифра)(Прописью)листов». Ставите должность, подпись расшифровку подписи и дату. Скрепляете печатью организации. P.S. бумажечку наклеиваете, захватывая, на узелочек ниточек на последней страничке и захватывая слегка концы (их длина примерно 5-6 см) свободных ниточек»
И еще момент, тут говорится
«Пишите, начиная с чистого места возле нее и Захватывая место на бумажке В настоящей книге («журнале -что именно у вас») пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью» итд у меня заверительная надпись уже напечатана только вписать осталось – листы итд
Могу ли я прошить заверительный лист вместе с остальными листами, на обратной стороне зав. листа заклею концы, скреплю печатью. То есть с лицевой стороны последней страницы будет зав. надпись и печать а с обратной склеенная шнуровка и печать
С какой страницы начинается нумерация журнала
Основные правила нумерации страниц в курсовой работе: – страницы нумеруются последовательно; – все структурные элементы курсовой должны быть включены в нумерацию, в том числе перечень использованных источников и приложения; – номер располагается по центру вверху страницы или в крайней правой верхней позиции; – при нумерации используются только арабские цифры без точек; – на титульном листе номер страницы отсутствует, но он включен в нумерацию; – размер и тип шрифта в колонтитуле должен совпадать с соответствующими параметрами основного текста. В случае, когда титульный лист находится в файле с основным текстом курсовой, алгоритм действий тот же, после определения места расположения номера на странице, необходимо снять птичку рядом с фразой «Номер на первой странице». Вот и вся наука.
Номер страницы проставляют арабскими цифрами в правом верхнем углу без точки. [6] Нумерация страниц должна быть сквозной. Первая страница ( титульный лист) не нумеруется, но учитывается в общем количестве страниц.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Учет работ в общем журнале ведется согласно установленным правилам и требованиям. Важно правильно оформить и нумеровать страницы, чтобы обеспечить удобство и точность учета.
Основные правила учета в общем журнале работ:
- Начало нумерации страниц. Нумерация страниц в общем журнале работ начинается с первой страницы. Это обычно первая страница после титульного листа, на которой оформляется первая работа.
- Оформление заголовков страниц. Каждая страница общего журнала работ должна содержать заголовок, указывающий номер работы и дату ее выполнения.
- Нумерация работ. Каждая работа в общем журнале должна иметь свой уникальный номер. Номер работы устанавливается последовательно, начиная с единицы, и записывается в заголовке страницы.
- Заполнение информации о работе. Для каждой работы в общем журнале необходимо заполнить следующую информацию: наименование работы, исполнитель, дата начала и окончания работы, продолжительность работы, использованные материалы и оборудование, примечания и комментарии.
- Подтверждение выполнения работы. Каждая работа в общем журнале должна быть подтверждена руководителем или лицом, ответственным за учет работ.
Соблюдение правил учета в общем журнале работ позволяет точно контролировать ход выполнения работ, а также обеспечивает надежную базу данных для анализа и планирования дальнейших действий.
Для правильного оформления общего журнала работ необходимо соблюдать следующие правила:
- На каждой странице общего журнала работ должна быть нанесена нумерация страниц. Номерация начинается с первой страницы и продолжается до конца журнала работ. Номер страницы следует указывать в верхнем правом углу страницы.
- Каждая запись в общем журнале работ должна быть снабжена уникальным номером. Номер записи следует проставлять в порядке их появления в журнале. Номер записи можно указывать в начале каждой строки или в крайней левой колонке таблицы с записями.
- Записи в общем журнале работ должны быть оформлены в виде таблицы. Таблица должна содержать следующие колонки: дата и время работы, описание работы, ответственное лицо, дополнительная информация.
- В каждой колонке таблицы следует выровнять текст по центру или по левому краю для более читаемого вида.
- Описание работы следует писать кратко и ясно, указывая основные детали и результаты работы.
- В поле «ответственное лицо» следует указывать имя и фамилию ответственного сотрудника за выполнение данной работы.
- В поле «дополнительная информация» можно указать дополнительные детали или комментарии к выполненной работе.
- В таблице следует использовать рамки для четкой видимости границ и колонок.
- Пустые ячейки таблицы, не заполненные данными, должны быть оставлены пустыми, без использования символов-заполнителей или точек.